Assistant administratif formation

Descriptif de l'emploi

Le SDIS 66 recrute un assistant de formation pour renforcer son équipement et assister le chef de groupement formation.

Missions / conditions d'exercice

- Assister le groupement formation ainsi que les chefs de groupements territoriaux dans le domaine de la formation plus particulièrement dans les tâches suivantes :

o Réaliser l’accueil téléphonique et physique, renseigner les tiers et les diriger vers les personnes ressources,

o Etablir les procès-verbaux, éditer les attestations et diplômes,

o Assurer un suivi et un contrôle de l’ensemble des formations sur le logiciel métier FORSYS,

o Préparer et réaliser la partie administrative des différentes commissions de validation,

o Rédiger et transmettre les courriers départ, les attestations, les diplômes, les ordres de missions, …

o Alimenter le dossier (RH) des agents avec les diplômes et attestations,

o Assurer l’alimentation de l’ensemble des LIF des SPP et SPV.

- Réaliser les saisies budgétaires du groupement formation, plus particulièrement :

o Transmettre les demandes de bons de commande, après validation, et les engagements,

o Effectuer les régularisations de paiement sur Webact.

- Réaliser le paramétrage de FORSYS :

o Intégrer les plannings de formation sur FORSYS,

o Réaliser le paramétrage de FORSYS pour les formations, les recyclages et les compétences,

o Assurer le suivi des livrets de formation,

o Participer à l’élaboration des procédures du paramétrage pour les diverses « applications métiers » en lien avec le G FOR.

- Assurer le lien avec les organismes extérieurs : ENSOSP, …, ECASC :

o Constituer les dossiers des agents,

o Inscrire les agents sur les formations définies.

Profils recherchés

- maîtrise du logiciel métier FORSYS

- Maîtrise des outils informatiques exigée (pack office Word, Excel, Internet …)

- Connaissance des SDIS et de leur fonctionnement

- Connaissance du milieu professionnel de la formation des SP et des PATS

- Connaissance et utilisation des logiciels métiers : Webact, Antibia RH, Astre, Formaltis et Geef souhaités

- Aptitude à travailler en transversalité

- Discrétion

- Bonne organisation et capacité à gérer les urgences et priorités