Assistant administratif (H/F)

Descriptif de l'emploi

Assistant administratif (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions :

- Organisation et gestion des agendas

- Assurer un appui administratif et organisationnel auprès des élus (Présidents de Commission et/ou Vice-Présidents)

Activités :

- Traitement des informations, courriers et mails

- Accueil physique et téléphonique

- Préparation et suivi des dossiers

- Logistique des réunions et sessions

- Classement et archivage

- Organisation et gestion d’agenda

- Gestion des agendas des élus et coordination avec les secrétariats

- Traitement des invitations, courriers, scans et transmissions

- Mise en forme de courriers et notes, classement et archivage numérique

- Préparation des dossiers de réunion, ordres du jour, réservation de salles

- Suivi des tableaux d’équipe et mise à jour régulière

- Echanges réguliers avec la Chefferie de cabinet, le groupe et les directions opérationnelles (notamment les services des représentations et presse)

- Gestion des représentations du Président et déplacements des élus

- Vérification et préparation des éléments (notes, discours)

- Organisation des déplacements : ordres de mission, transport, hébergement

- Saisie et suivi des notes de frais Echanges réguliers avec l’unité des élus, la Chefferie de cabinet et le groupe, les services représentations et planification)

- Gestion des sessions

- Organisation des pré-CET et suivi des dossiers CET

- Lecture des ordres du jour et vérification des concordances (n° de rapport, déports, consignes de vote)

- Préparation des dossiers AP/CP : transmission des ordres du jour, fiches « résumés », Questions/Réponses

- Collecte des informations pour la réservation des nuitées avant plénière

- Transmission des vouchers aux élus

- Participation à la relecture et correction des lettres après-vote

- Consultation de la Kbox et téléchargement des éléments pour transmission aux élus

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs théoriques complémentaires :

- Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil

Savoir faire :

- Aisance rédactionnelle et orale

- Disposer d’une organisation méthodique (organiser, prioriser)

- Capacité de gérer plusieurs élus à la fois et de savoir rendre compte

- Travailler en transversalité avec capacité d’anticipation

- Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques

- Créer et suivre des tableaux de bords, gérer des bases de données

- Saisir, mettre en forme des courriers et créer des publipostages

- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et logiciels spécifiques

Savoir être :

- Faire preuve de méthode, d’organisation et de disponibilité (travailler sur des plages horaires étendues)

- Autonomie, rigueur, réactivité et polyvalence

- Aptitudes rédactionnelles, relationnelles et capacité d’écoute

- Sens du travail en équipe et du service public

- Devoir d'information, d'alerte et de réserve

- Discrétion et confidentialité

FORMATIONS ET DIPLÔMES

Niveau Bac à Bac +2

Formation de secrétariat ou d'assistant ou expérience équivalente