Assistant administratif (H/F)

Descriptif de l'emploi

Assistant administratif (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions générales du poste :

Assister quotidiennement le Directeur de Cabinet Adjoint en charge de la stratégie et de la communication en termes d'organisation, de traitement des informations, d'accueil, de logistique et de suivi de projets (appels téléphoniques, courriers et mails externes vers les bons interlocuteurs).

Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

Répondre aux demandes du Directeur de Cabinet Adjoint et assurer le lien avec les conseillers du Président

Garantir la liaison et la communication interne avec les différents services de la Direction de la communication et de la Marque et le Cabinet

Assurer la demande et le suivi de la presse papier et presse numérique des membres du Cabinet et du Président.

Assurer l’interface avec les interlocuteurs des autres services et Directions ainsi que les partenaires extérieurs

Instruire et coordonner les dossiers (éditos, demandes de subventions, support de com, RDV) en contrôlant les échéances

Organiser l’agenda, les réunions, les déplacements

Assurer la gestion administrative

Traiter et orienter les mails du Directeur de Cabinet Adjoint en charge de la stratégie et de la communication

Traiter, saisir et orienter les courriers du Directeur de Cabinet Adjoint

Elaborer des tableaux de bord de suivi

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité

Profils recherchés

Savoirs :

- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’institution

- Connaissance générale des techniques de gestion administratives et de secrétariat

- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques

- Connaissance des acteurs institutionnels

Savoir-faire :

- Aisance rédactionnelle et orale

- Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités

- Assurer la rapidité de l’exécution

- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

- Rendre compte

- S’adapter aux différents interlocuteurs privés ou publics

- Maîtrise des outils de bureautique et de gestion (Excel, Outlook, Word, Elise, PowerPoint, E-mission, Wondermiles, Teams, Kbox….)

- Prendre des notes et mettre en forme des courriers

- S'adapter aux différents interlocuteurs ou publics

Savoir-être :

- Discrétion et confidentialité

- Devoir de réserve

- Savoir anticiper et faire preuve d'initiatives

- Devoir d'information et d'alerte

- Autonomie et dynamisme

- Méthodologie, organisation, polyvalence, réactivité et rigueur

- Sens du service public

- Aptitudes relationnelles, sens du travail en équipe et goût de l'accueil

- Sens des priorités et des responsabilités

Formation, diplômes, permis :

Niveau Bac à Bac +2

Permis B

CARACTERISTIQUES - MODALITES ET CONTRAINTES

Temps de travail et horaires

Horaires variables au sein de l'équipe dans le respect de la continuité du service dans la plage horaire : 7h15 / 20h00