Assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique de la direction du pôle Secrétariat, Cabinet et Communication, vous assurez

Accueil téléphonique et physique

Organisation et coordination des activités quotidiennes

Gestion administrative

Organisation et planification des réunions

Organisation du conseil municipal en lien avec la Direction

Missions / conditions d'exercice

• Être en relation avec l'ensemble des services municipaux

• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent

• Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

• Recevoir, filtrer les appels téléphoniques et les courriers électroniques

• Organiser l'agenda et prendre ses rendez-vous en fonction des priorités et de ses disponibilités

• Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

• Assurer le bon suivi des parapheurs et du courrier pour visa er signature

Elaborer des courriers administratifs, des tableaux de bord

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rapports, etc.

• Réaliser la saisie et la mise en forme de documents divers

• Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficace du service

• Gérer l'information, organiser le classement et l'archivage des dossiers

• Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures, etc.)

Rédiger les ordres du jour, diffuser les convocations en concertation avec la Direction du pôle

• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion

• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Réceptionner les notes de synthèse des délibérations émis par les services

• Réaliser, transmettre les convocations et les dossiers complets (commissions municipales, séances du conseil) dans les délais impartis

• Centraliser et établir le relevé des décisions pour chaque conseil municipal

• Mettre en forme les délibérations, établir les comptes rendus et les procès-verbaux des conseils municipaux, télétransmission au contrôle de légalité

Profils recherchés

• Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint

• Veiller au respect des calendriers et des échéances

• Comprendre, analyser et gérer l'information

• Garantir la confidentialité des informations et des données

• Capacité rédactionnel et esprit de synthèse

• Savoir organiser une bonne circulation de l'information auprès des divers interlocuteurs

• Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d'archivage

• Maîtriser les outils bureautiques

• Savoir rendre compte très régulièrement de l'état d'avancement des dossiers

• Travailler en équipe

• Sens du relationnel

• Participer de manière constructive à l'amélioration des tâches et des procédures

• Respecter le devoir de réserve

• Sens de l'initiative et de l'organisation

• Rigueur et fiabilité