Assistant administratif H/F

Descriptif de l'emploi

Assurer la gestion administrative des inscriptions scolaires et des rentrées scolaires.

Gérer les effectifs scolaires, les prévisions des effectifs, les locaux et périmètres scolaires.

Réaliser et assurer le suivi des demandes de travaux, des interventions informatiques ainsi que des commissions de sécurité (PPMS, incendie).

Rédiger et Préparer des dossiers pour les instances du service scolaire (dossiers du Conseil Municipal),

Assurer la gestion administrative des affaires courantes du pole.

Travailler en polyvalence avec les agents du pôle pour assurer la continuité de service

Missions / conditions d'exercice

1 – Affaires scolaires :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.

Gérer les inscriptions scolaires (Inscrire, contrôler et suivre les inscriptions, mettre à jour les listes nominatives, assurer la liaison avec le logiciel l’Éducation nationale « ONDE »).

Gérer les dérogations et situations spécifiques

Préparer les commissions (constitution des dossiers, organisation, suivi et réponses aux familles).

Suivre les effectifs scolaires, établir les prévisions des effectifs.

Gérer la carte scolaire et les locaux (ouverture/fermeture de classe).

Assurer le suivi financier des participations financières liés aux élèves hors communes

Assurer le suivi des scolarisations à domicile.

Préparer administrativement les rentrées scolaires : Elaborer les supports (affiche, dépliant, dossier presse) ; Organisation logistique et rédaction (réunions, convocations, programme de rentrée, repas de rentrée, compte rendus …).

Configurer et paramétrer le logiciel technocarte afin d'assurer la bonne saisie et le suivi des inscriptions, des effectifs et des données administratives.

Traiter les demandes de travaux : saisir les demandes de travaux dans le logiciel E atal ; assurer le suivi en lien avec le responsable technique de la direction, les écoles et les services concernés

Saisir et suivre les demandes informatiques dans le logiciel adapté,

Suivre les commissions de sécurité (PPMS, incendie), en coordination avec les interlocuteurs concernés.

Mettre à jour les outils de suivi (tableaux de bord, indicateurs).

Rédiger et Préparer des dossiers pour les instances du service scolaire (dossiers du Conseil Municipal),

2 – Pôle administratif et financier

Assurer la gestion de la boite mail en polyvalence avec l'ensemble du personnel du pôle

Réaliser la facturation des services périscolaires, extrascolaires et petite enfance en polyvalence avec l'ensemble du personnel du pôle

Calculer le revenu de référence,

Conseiller les usagers sur les procédures d'inscription (portail famille, mail, physique),

Travailler en polyvalence pour les missions courantes du pôle pendant les périodes de congés, autres absences et permanence

Recevoir, renseigner et orienter les demandes

Conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,

Conseiller les usagers et agents sur les procédures,

Classer, archiver et effectuer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement du service.

Profils recherchés

Exigences requises :

Niveau requis : Bac / BTS dans les domaines administratif et comptable

Formations et qualifications nécessaires : Permis B

Compétences techniques :

Connaitre les procédures administratives et comptables

Connaitre les établissements scolaires

Connaitre les établissements scolaires

Maitriser l’expression écrite et orale

Maitriser l’outil informatique (Word, Excel, Technocarte, E atal, Civil Finances/congés etc.)

Compétences relationnelles :

Avoir le sens du service Public

Être autonome, discret, rigoureux, méthodologique, polyvalent

Disposer de l’esprit d’équipe, du travail en transversalité