assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

Située à moins de 20 minutes des Gares SNCF de Muret et de Colomiers, accessible en Réseau Tisséo, la Ville de Fonsorbes, forte de ses 13 000 habitants et 160 agents, recrute au sein de son Pôle Aménagement du Territoire, selon les conditions statutaires :

Un.e Assistante Administrative de Pôle

Le Pôle Aménagement du Territoire (12 agents) est l’un des 8 Grands Pôles composant les services municipaux. Il couvre l’ensemble des politiques publiques relatives :

- Au développement équilibré de la ville et de la cohésion sociale au travers des projets d’aménagement urbain et de l’amélioration du cadre de vie

- A la gestion sécurisée de la voirie communale et des usagers, des réseaux (AEP-eaux pluviales, DECi, électricité, éclairage) et garante de la cohérence des politiques en matière de mobilités tous usages confondus en appui des autres gestionnaires de voirie et transports autres, compétents.

- Au développement économique, artisanal et commercial de la ville.

- Au développement durable en appui des grandes entités urbaines, naturelles et agricoles.

Missions / conditions d'exercice

Activités principales:

Accueil et relations externes

Assurer l’accueil téléphonique et physiques des usagers et partenaires, entreprises, association et partenaires institutionnels.

Renseigner, orienter et enregistrer les demandes notamment du courrier postal et numérique (réception, tri, diffusion), par services et assurer la vérification, le contrôle et la bonne circulation des parapheurs.

Assurer le lien avec les autres Pôles et services municipaux et les partenaires extérieurs.

Secrétariat administratif

Rédiger et suivre de courriers, mails, comptes rendus, relevés de décisions, notes, actes administratifs en lien avec le Directeur et les Responsables de services.

Classer, pré-archiver et la mise à jour des dossiers internes du Pôle.

Tenir à jour les tableaux de suivi ainsi que les bases de données en appui des responsables de service.

Assister la Direction et Responsables de service dans la préparation de réunions, plannings et compte-rendus.

Centraliser et suivre les demandes d’intervention, réclamations et incidents via les logiciels de liaison / mails.

Comptabilité

Participer à l’élaboration et suivi des bons de commande, marchés publics des services concernés.

Participer à l’élaboration et exécution du budget des services concernés.

Rédiger et suivre de bons de commande, procéder aux commande de matériel des services.

Travaux en Inter-Directions

Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines en étant relais auprès du Pôle Administration (parafeurs, délibérations / décisions), du Pôle Finances et du Pôle Ressources Humaines.

Profils recherchés

Formations obligatoires :

BAC+2 ou équivalent en Administration.

Savoirs :

Maîtrise des techniques de communication écrite et orale.

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

Connaissance de l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité.

Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Savoir-faire :

Organiser méthodiquement le travail.

Maîtriser les demandes et orienter vers les services concernés.

Maîtriser la messagerie mail et l’enregistrement du courrier.

Connaissance des règles de la comptabilité publique