Assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

MISSIONS

Placé sous la responsabilité du chef de service, il assure des tâches de secrétariat de la Direction Générale. En assistance au chef de service, il participe à la préparation des commissions, du Conseil municipal et assure le suivi des actes administratifs

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES

SECRETARIAT GENERAL

- Transmission au contrôle de légalité, enregistrement et classement des délibérations, décisions du Maire et arrêtés municipaux, contrôle de cohérence des actes administratifs

- Suivi des circuits des actes administratifs, en veillant au respect des procédures établies et en proposant toute action nécessaire pour fluidifier et sécuriser le traitement des actes

- Publication des actes administratifs, suivi du fonctionnement du logiciel PubliAct

- Tenue des registres

- Préparation des séances du Conseil Municipal et des Commissions préparatoires en assistance au chef de service

- Tâches de secrétariat de la Direction Générale

- Tenue de l'agenda de la Direction Générale en binôme avec le chef de service

- Organisation de réunions

COURRIER

En polyvalence avec l'agent chargé du courrier dans les tâches de :

- Réception, numérisation et enregistrement du courrier « arrivé »

- Suivi des circuits du logiciel Maarch

- Ventilation dans les services

- Affranchissement et préparation du courrier « départ »

- Dépose des bacs à courrier pour le départ Poste

- Dépose et reprise des parapheurs au Cabinet du Maire

ACHATS

En polyvalence avec l’agent chargé des achats :

- suivi des révisions de prix des marchés du secrétariat général, suivre la bonne réception annuelle des catalogues avec prix ajustés

- préparation des commandes, réception et distribution des fournitures administratives et toners pour les copieurs

HORAIRES

Secrétariat Général : 08h30-12h30 / 13h30-17h15 (vendredi 16h30)

Courrier : 08h30-12h30 / 13h30-15h00

Achats : 15h00-17h15 (vendredi 16h30)

Profils recherchés

COMPETENCES ET APTITUDES

- Qualités relationnelles et rédactionnelles

- Organisation, autonomie, sens des initiatives, rigueur, disponibilité

- Sens du travail en équipe

- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables

- Polyvalence dans les différentes tâches

- Maîtrise de l'outil bureautique (word, Excel, Power point…) et des logiciels utilisés au secrétariat général (Publiact, Maarch, Fast,…)