Assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

MISSION

Assurer le secrétariat du service urbanisme

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITES

Orienter les appels téléphoniques

Gérer l'agenda (programmation des rendez-vous et des réunions publiques)

Enregistrer, attribuer et envoyer le courrier

Exécuter la frappe des différents documents (courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, rapports d'activités, budget …)

Classer, photocopier et archiver

Organiser les réunions publiques (réservations de salles, du matériel et demandes d'interventions des plateaux techniques, confections de diaporamas)

Suivre le stock des fournitures de bureau et procéder aux commandes auprès du service en charge des achats

Demandes d'interventions auprès des services techniques par le biais du logiciel ciril patrimoine

Participer à la gestion financière du service par le biais du logiciel ciril finances ( saisie de bons de commande, validation de factures)

Participer à l'instruction des autorisations d'urbanisme, des demandes d'autorisations d'enseignes et de changements d'usage avec notamment la gestion des consultations et, en cas d'absence des agents d'accueil, la réception des dépôts des demandes.

Accueil du public pour assurer la continuité de l'accueil aux heures d'ouverture de la mairie

Profils recherchés

COMPETENCES ET APTITUDES

Parfaite maîtrise de l'ortographe

Pratique confirmée de la bureautique (word, excel,powerpoint) et aptitude à l'utilisation de logiciels métiers spécialisés ( Vis DGI pour le Cadastre, Droit de Cités pour application du droit des sols…)

Dynamisme, rigueur, discrétion