ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Descriptif de l'emploi

Située à 9 km au sud-est de Rennes (1re couronne), la ville de Vern-sur-Seiche, 8400 habitants et commune de Rennes Métropole, offre un cadre de vie dynamique et naturel. Pour sa ville en pleine expansion, l’équipe municipale recrute :

ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

Poste permanent à temps complet à pourvoir au 01.01.2027.

Cadre d’emploi des adjoints administratifs (catégorie C)

Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B)

Missions / conditions d'exercice

Sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, l'assistant administratif assure l'organisation, la coordination et le suivi administratif du pôle technique.

Il constitue le point d'entrée administratif du pôle et contribue à la circulation de l'information entre la DST, les responsables de services, les autres services municipaux, les élus, Rennes Métropole, les entreprises, les partenaires et les usagers.

Il assure notamment la centralisation des demandes, le suivi des échéances, la préparation administrative des dossiers et la mise à jour des outils de pilotage, afin de permettre au DST et aux responsables de services de se concentrer sur le pilotage, les décisions et les missions techniques.

Vous serez chargé des missions suivantes :

Assistance au Directeur des Services Techniques et pilotage administratif

Gestion des demandes des élus et de la Direction générale

Gestion des demandes des usagers

Gestion administrative des arrêtés et occupations du domaine public

Commande publique et suivi administratif des marchés

Suivi administratif et financier

Contrats, assurances et sinistres

Organisation des réunions et suivi des décisions

Relais administratif RH

OpenGST et outils de suivi

Gestion documentaire, classement et archivage

Communication du pôle

Principes de responsabilité : l'assistant assure le suivi, la préparation, la relance et l'alerte. La définition du besoin, les prescriptions et analyses techniques, les décisions managériales, les priorisations ainsi que les arbitrages techniques, financiers ou politiques restent de la responsabilité des responsables compétents et/ou du DST.

Activités complémentaires

• Participer à l'organisation administrative des manifestations et événements relevant du pôle.

• Assurer ponctuellement le suivi administratif de projets transversaux.

• Participer à la production du bilan d'activité du pôle.

• Participer à l'amélioration continue des procédures administratives.

• Proposer des outils permettant de simplifier le fonctionnement du service.

• Assurer la continuité administrative du pôle en fonction des besoins du service.

Profils recherchés

Savoirs et connaissances

• Fonctionnement d'une collectivité territoriale et organisation des services municipaux.

• Circuits de validation administrative.

• Principes de la commande publique.

• Notions de comptabilité publique et de suivi budgétaire.

• Notions relatives aux arrêtés de circulation et de stationnement.

• Principes de gestion documentaire et d'archivage.

• Notions concernant les assurances et la gestion des sinistres.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

• Une connaissance de Mégalis et OpenGST constitue un atout.

Savoir-faire

• Organiser et hiérarchiser plusieurs demandes simultanément.

• Identifier les urgences et échéances.

• Rédiger des courriers et documents administratifs.

• Produire des comptes rendus et relevés de décisions.

• Créer et tenir des tableaux de bord.

• Assurer le suivi administratif de plusieurs dossiers simultanément.

• Relancer les interlocuteurs de manière adaptée.

• Rechercher et synthétiser l'information.

• Utiliser efficacement Excel, Word, Outlook et les outils métiers.

• Organiser un système documentaire partagé.

• Rendre compte de manière synthétique à sa hiérarchie.

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l'organisation.

• Autonomie dans le cadre des missions confiées.

• Capacité d'anticipation, réactivité et capacité à prioriser.

• Qualités rédactionnelles et relationnelles.

• Sens du service public.

• Capacité à travailler avec différents métiers.

• Capacité à alerter sa hiérarchie au bon moment.

• Neutralité, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.

• Loyauté dans la transmission des informations et décisions.

• Capacité à travailler en relation étroite avec le DST.