Assistant administratif (h/f) /R - NOYON

Vos missions en quelques mots

Sous l'autorité du responsable du service État civil, l'agent assure un appui administratif et opérationnel aux agents du service dans le traitement, le suivi et la gestion des dossiers d'état civil.

Il contribue à la bonne tenue des registres et des dossiers, à la fiabilité des informations traitées ainsi qu'à la continuité de l'activité du service.

1. Gestion et préparation des dossiers

- Préparer les dossiers administratifs liés aux démarches d'état civil. - Vérifier la complétude des pièces justificatives transmises par les usagers. - Procéder au classement et à l'organisation des dossiers. - Assurer la numérisation des documents et leur intégration dans les outils de gestion. - Participer à l'archivage des dossiers et documents selon les procédures en vigueur.

2. Gestion administrative de l'état civil

- Participer au traitement et au suivi des mentions à porter sur les actes d'état civil. - Contribuer à la gestion des demandes de délivrance d'actes d'état civil. - Assurer l'enregistrement et le suivi des courriers entrants et sortants. - Orienter les demandes vers les agents compétents lorsque cela est nécessaire.

Activités annexes :

Renfort ponctuel à l’accueil afin d’assurer la continuité de service en fonction des consignes de la hiérarchie : - Assure le remplacement ou le renfort des agents d’accueil en cas d’absence ou de besoin du service. - Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers. - Oriente et renseigne les usagers en fonction de leurs demandes et les dirige vers les interlocuteurs ou services compétents. - Assure la transmission des appels et des messages aux services concernés.

ENVIRONNEMENT SOCIAL DU POSTE

- Travail en équipe - Travail en contact direct avec le public

Relation externe : - Usagers Relation interne : - Travail en lien étroit avec les agents du service et sous la supervision du responsable.

Profil recherché

Une connaissance du fonctionnement d'un service État civil serait appréciée.

Savoirs Formations :

- Respect des règles de confidentialité et de protection des données personnelles. - Respect des procédures réglementaires applicables à l'état civil.

Savoir-faire :

- Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative. - Bonne capacité de lecture, de vérification et de classement des documents. - Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques et informatiques. - Méthode et capacité à traiter des dossiers avec précision.

Savoir-être :

- Rigueur et sens de l'organisation. - Discrétion et respect absolu de la confidentialité. - Autonomie et réactivité. - Sens du service public et capacité à travailler en équipe.

Merci de candidater directement sur le site emploi-territorial. Si vous n'avez pas été recontacté par nos services dans un délai de 4 à 6 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue. Nous vous remercions par ailleurs pour l’intérêt porté à notre collectivité.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint administratif

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Vacant à partir du 08/01/2027

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie