Assistant administratif (H/F)

Descriptif de l'emploi

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Forte de ses 9 600 agents, elle porte des politiques publiques ambitieuses et réalise ses missions de service public dans de nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport.

Rattaché à la Direction Patrimoine et maintenance (DPM) qui intervient sur l’ensemble des bâtiments métropolitains, le Service Patrimoine Immobilier (SPI) a pour mission de connaître, de gérer et de valoriser les biens immobiliers de la Métropole. Il représente la Métropole en tant que propriétaire de l’ensemble des biens bâtis ou non bâtis.

Au sein du SPI, l’Unité Gestion Patrimoniale (UGP) a pour mission de gérer la base de données des biens immobiliers de la Métropole ainsi qu’une centaine de copropriétés (logements, parkings, locaux…). L’Unité de Gestion Patrimoine Affecté (UGPA) gère les locaux occupés par les agents de la Métropole (Maisons de la Métropole, Centres techniques, bureaux, logements, …).

Placé sous la responsabilité de la cheffe de service, l’assistant intégrera une équipe de 47 agents avec un pôle administratif composé de 3 autres assistantes.

Missions / conditions d'exercice

VOS MISSIONS :

Vous serez l’assistant dédié aux 2 unités UGP / UPA et assurerez l’accueil physique et téléphonique de l’unité, la gestion des agendas, le pilotage de l’activité avec le suivi de tableaux de bord, la saisie et la mise en forme de documents divers, l’élaboration de support de documents de présentation avec PowerPoint, l’accueil des nouveaux arrivants et l’organisation de la logistique du service.

Vous piloterez le suivi des circuits de signatures et en serez garant.

Vous assurerez la gestion des Assemblées Générales des copropriétés en respectant le processus d’instruction des convocations. Vous garantirez le suivi administratif des 2 unités par le traitement des boîtes mails dédiées au foncier et aux syndics, la transmission des attestations d’assurance aux bailleurs, le scan et l’envoi des courriers, l’archivage numérique ou papier des documents en lien avec la gestion du patrimoine.

Vous assurerez la communication avec les syndics de copropriétés par la réception, la diffusion et la mise à jour des informations les concernant.

Vous participerez, ponctuellement, au suivi des interventions techniques réalisées au sein des copropriétés.

Vous assurerez le suivi des procès-verbaux de bornage en lien avec les gestionnaires et le géomètre. Vous serez amené à répondre aux urgences et à garantir la continuité du service en assurant des remplacements en cas d’absence d’un autre assistant. Il s’agira également de saisir et suivre les projets de délibérations dans l’application métier dédiée aux séances de Commissions Permanentes ou de Conseil Métropolitain.

CONDITIONS DE TRAVAIL:

Lieu : Immeuble « Porte Sud » - 3 rue des Cuirassiers, 69003 Lyon

Horaires : La métropole est attentive à l'équilibre vie professionnelle-vie privée et vous propose différentes formules de travail possibles: télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 25 jours de congés annuels + fractionnement, possibilité de semaine en 4 jours, jusqu'à 22 jours de RTT selon formule choisie, en accord avec le manager et l'organisation du service.

Profils recherchés

VOTRE PROFIL :

De formation en gestion administrative ou secrétariat, vous avez une première expérience sur des fonctions similaires.

Vous possédez une bonne maîtrise des outils bureautiques, une aisance rédactionnelle et une bonne expression orale.

Rigueur et sens de l’organisation, vous permettent de gérer efficacement des tâches variées et simultanées.

Votre aisance relationnelle et votre sens du service facilitent les échanges avec des interlocuteurs multiples.

Vous savez utiliser votre capacité d’adaptation et votre réactivité pour faire face aux imprévus du quotidien.

Vous avez le goût pour le travail en équipe et la polyvalence alors rejoignez cette équipe au cœur des enjeux de fonctionnement quotidien de la collectivité.

Pourquoi rejoindre la Métropole :

Intégrer la Métropole, c’est également bénéficier :

- de la prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables)

- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé et à la prévoyance

- d’une restauration collective possible (sur place ou à proximité)

- de nombreuses prestations d'actions sociales (voyages, billetterie, culture, loisirs, famille, aides sociales..)

- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne

- d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites

- d’une conciergerie (pour les sites HDM, Cuirassiers, Tour Part-Dieu et Halle Borie, Quatuor)