Assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

Filière : Administrative

Direction: Batiment

Cadre d’emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d'emploi des adjoints administratifs

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : 1,place aimé cesaire 93100 Montreuil

Rattachement hiérarchique : au sein de la Direction des bâtiments il/elle est placé(e) sous la responsabilité du.de la chef.fe de service sécurité incendie et accessibilité.

Mission : il /elle assiste le.la chef.ffe du service à la conception et à la mise en place des dispositifs relatifs à la garantie de la sécurité incendie et d’accessibilité dans les établissements recevant du public (ERP), privés et communaux, de la ville de Montreuil.

Il/ellle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité.

Missions ou activités Activités principales :

Assurer l’accueil téléphonique;

Participer au traitement des dossiers papiers et dématérialisés relatifs aux études d’autorisation d’urbanisme (enregistrement du courrier, relecture, mise en forme et mise à la signature des rapports du groupement, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;

Participer au traitement et à l’organisation des visites des commissions de sécurité relatives aux ERP/IGH (élaboration du planning des visites, relecture, mise en forme et mise à la signature des procès-verbaux, mise à jour du logiciel métier, archivage);

Participer aux travaux d’archivage du groupement (restructuration des archives papier, mise à jour de la base de données sur le logiciel métier, gestion quotidienne des archives vivantes) ;

Assurer les autres tâches du secrétariat : traitement des demandes par mails, rédaction de courriers, suivi du planning du service (Outlook) ;

Participer aux réunions de serviceet rédiger les comptes rendus

Mettre à disposition des rapports de visites au service technique pour des interventions correctives éventuelles à mettre en œuvre ;

Suivre la levée des réserves et prescriptions mentionnées dans les rapports de vérification et en obtenir les attestations de leur levée (auprès du responsable des services techniques).

Relations :

-En interne, notamment avec le responsable hiérarchique direct, les autres services de la direction, le service permis de construire, les inspecteurs du SCHS, les autres directions …

-En externe, notamment avec les prestataires de maintenance, organismes agréés, pétitionnaires, maîtres d’œuvre, chefs d’établissements, membres des commissions de sécurité …

Profil recherché compétence attendues :

Savoir-faire :

- Connaître la réglementation en matière d’incendie et d’accessibilité des ERP ;

- Maîtriser les outils bureautiques et numériques (Informatique, Word, Excel, Logiciels spécialisés …) Assurer un suivi rigoureux des dossiers

-Savoir gérer les priorités et des échéances, savoir anticiper

- Planifier des interventions

- Connaître l’environnement et le fonctionnement des collectivités ;

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;

Savoir être :

- Sens de l’organisation et de la rigueur dans le traitement des dossiers

- Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

-Esprit d'équipe et travail en transversalité

-Autonomie et responsabilités

-Avoir le sens de la discrétion et respecter la confidentialité des données

- Être capable d’écoute et de réponse ;

- Avoir de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;

- Savoir faire preuve de flexibilité face aux différentes situations

-Expérience significative en sécurité incendie, idéalement en collectivités

-Permis B souhaité

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :

Assurer l’accueil téléphonique;

Participer au traitement des dossiers papiers et dématérialisés relatifs aux études d’autorisation d’urbanisme (enregistrement du courrier, relecture, mise en forme et mise à la signature des rapports du groupement, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;

Participer au traitement et à l’organisation des visites des commissions de sécurité relatives aux ERP/IGH (élaboration du planning des visites, relecture, mise en forme et mise à la signature des procès-verbaux, mise à jour du logiciel métier, archivage);

Participer aux travaux d’archivage du groupement (restructuration des archives papier, mise à jour de la base de données sur le logiciel métier, gestion quotidienne des archives vivantes) ;

Assurer les autres tâches du secrétariat : traitement des demandes par mails, rédaction de courriers, suivi du planning du service (Outlook) ;

Participer aux réunions de serviceet rédiger les comptes rendus

Mettre à disposition des rapports de visites au service technique pour des interventions correctives éventuelles à mettre en œuvre ;

Suivre la levée des réserves et prescriptions mentionnées dans les rapports de vérification et en obtenir les attestations de leur levée (auprès du responsable des services techniques).

Relations :

-En interne, notamment avec le responsable hiérarchique direct, les autres services de la direction, le service permis de construire, les inspecteurs du SCHS, les autres directions …

-En externe, notamment avec les prestataires de maintenance, organismes agréés, pétitionnaires, maîtres d’œuvre, chefs d’établissements, membres des commissions de sécurité …

Profils recherchés

compétence attendues :

Savoir-faire :

- Connaître la réglementation en matière d’incendie et d’accessibilité des ERP ;

- Maîtriser les outils bureautiques et numériques (Informatique, Word, Excel, Logiciels spécialisés …) Assurer un suivi rigoureux des dossiers

-Savoir gérer les priorités et des échéances, savoir anticiper

- Planifier des interventions

- Connaître l’environnement et le fonctionnement des collectivités ;

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;

Savoir être :

- Sens de l’organisation et de la rigueur dans le traitement des dossiers

- Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

-Esprit d'équipe et travail en transversalité

-Autonomie et responsabilités

-Avoir le sens de la discrétion et respecter la confidentialité des données

- Être capable d’écoute et de réponse ;

- Avoir de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;

- Savoir faire preuve de flexibilité face aux différentes situations

-Expérience significative en sécurité incendie, idéalement en collectivités

-Permis B souhaité