Assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

Filière : Administrative

Direction: Batiment

Service : Sécurité Incendie et Accessibilité

Cadre d’emploi : Poste ouvert aux titulaires du cadre d'emploi des adjoints administratifs

Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs

Localisation : 1, place aimé cesaire 93100 Montreuil

Rattachement hiérarchique : au sein de la Direction des bâtiments il/elle est placé(e) sous la responsabilité du.de la chef.fe de service sécurité incendie et accessibilité.

Missions / conditions d'exercice

Mission : il /elle assiste le.la chef.ffe du service à la conception et à la mise en place des dispositifs relatifs à la garantie de la sécurité incendie et d’accessibilité dans les établissements recevant du public (ERP), privés et communaux, de la ville de Montreuil.

Il/ellle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service de la collectivité.

Activités principales :

Assurer l’accueil téléphonique ;

Participer au traitement des dossiers papiers et dématérialisés relatifs aux études d’autorisation d’urbanisme (enregistrement du courrier, relecture, mise en forme et mise à la signature des rapports du groupement, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;

Participer au traitement et à l’organisation des visites des commissions de sécurité relatives aux ERP/IGH (élaboration du planning des visites, relecture, mise en forme et mise à la signature des procès-verbaux, mise à jour du logiciel métier, archivage);

Participer aux travaux d’archivage du groupement (restructuration des archives papier, mise à jour de la base de données sur le logiciel métier, gestion quotidienne des archives vivantes) ;

Assurer les autres tâches du secrétariat : traitement des demandes par mails, rédaction de courriers, suivi du planning du service (Outlook) ;

Participer aux réunions de service et rédiger les comptes rendus

Mettre à disposition des rapports de visites au service technique pour des interventions correctives éventuelles à mettre en œuvre ;

Suivre la levée des réserves et prescriptions mentionnées dans les rapports de vérification et en obtenir les attestations de leur levée (auprès du responsable des services techniques).

Relations :

-En interne, notamment avec le responsable hiérarchique direct, les autres services de la direction, le service permis de construire, les inspecteurs du SCHS, les autres directions …

-En externe, notamment avec les prestataires de maintenance, organismes agréés, pétitionnaires, maîtres d’œuvre, chefs d’établissements, membres des commissions de sécurité …

Profils recherchés

compétence attendues :

Savoir-faire :

- Connaître la réglementation en matière d’incendie et d’accessibilité des ERP ;

- Maîtriser les outils bureautiques et numériques (Informatique, Word, Excel, Logiciels spécialisés …) Assurer un suivi rigoureux des dossiers

-Savoir gérer les priorités et des échéances, savoir anticiper

- Planifier des interventions

- Connaître l’environnement et le fonctionnement des collectivités ;

- Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;

Savoir être :

Sens de l’organisation et de la rigueur dans le traitement des dossiers

Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

Esprit d'équipe et travail en transversalité

Autonomie et responsabilités

Avoir le sens de la discrétion et respecter la confidentialité des données

Être capable d’écoute et de réponse ;

Avoir de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ;

Savoir faire preuve de flexibilité face aux différentes situations

Expérience significative en sécurité incendie, idéalement en collectivités

Permis B souhaité