Assistant administratif (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au coeur du Nord-Ouest parisien et desservie par le RER A et le transilien, la ville de Maisons-Laffitte est située entre la forêt de Saint-Germain- en-Laye et la Seine. Plus de la moitié du territoire communal est constituée d'un parc qui préserve la tranquillité des habitations et favorise les activités de loisirs. Outre l'hippodrome, de nombreux équipements sportifs (Palais Omnisports, piscine et terrains de tennis notamment) participent à un cadre de vie où l'activité culturelle est très présente. De nombreux commerces de proximité et restaurants, situés principalement en centre-ville, associés au marché couvert et aux services, dont toutes les branches sont représentées, offrent les moyens de bien vivre au quotidien.

La ville de Maisons-Laffitte recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) H/F au sein du service Patrimoine Bâti.

Missions / conditions d'exercice

Vos principales missions seront les suivantes :

Secrétariat général :

- Secrétariat de la Direction Patrimoine Bâti

- Accueil téléphonique, par messagerie et physique du public et des entreprises

- Gestion du courrier : rédaction, vérification, enregistrement

- Organisation des réunions de service et transversales - Rédaction de compte-rendu

- Préparation des dossiers d’urbanisme en vue des dépôts de Permis de Construire et Demandes de Travaux du service

Gestion des finances / suivi des marchés du service Patrimoine Bâti :

- Garant du respect des lignes budgétaires et de la vie des marchés du service

- Préparation, enregistrement et suivi des bons de commandes : respect du type de contrat, respect des imputations budgétaires

- Gestion des factures : rattachement au BC, dispatching vers les techniciens concernés

- Engagement des lignes budgétaires (pour contrats multisites, maintenance et fluides)

- Participation active à l’élaboration des budgets annuels et saisie dans les logiciels métier

Polyvalence de l’équipe administrative des Services Techniques :

- Remplacement ponctuel des 2 autres assistantes pendant les congés (Direction Cadre de Vie et CTM)

Suivi de la salubrité publique dans les logements privés :

- Réception, analyse et suivi des signalements de logements « insalubres » après signalement des occupants, autorités de police, travailleurs sociaux …

- Suivi du marché du BET externe pour les contrôles et rapports d’évaluation des risques sanitaires et de décence

- Orienter les demandeurs pour aide à la médiation, gestion de conflits entre propriétaires et locataires…

- Travailler en transversalité avec le CCAS sur l’accompagnement des personnes en difficultés face à leur propriétaire

Profils recherchés

 Maitrise indispensable de l’outil informatique : word, excel, mail, internet

 Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des collectivités

 Connaissance des règles de l’expression écrite et orale

 Connaissance des règles de Marchés Publics

 Connaissance des règles de la Finance Publique

 Capacité d’organisation, d’anticipation et de priorisation

 Autonomie, rigueur et réactivité

 Aptitude à travailler en équipe et en transversalité

 Disponibilité, qualités relationnelles et de médiation

 Sens du service public

 Expérience similaire souhaitée

Rémunération et avantages :

Statutaire ■ Régime indemnitaire ■ prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) ■ Participation mutuelle et prévoyance ■ Politique dynamique en matière de formation ■ Collectivité adhérente au CNAS ■ Amicale du personnel ■ Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun ■ Dispositif Santé Vous Bien (cours sportifs pause méridienne)