ASSISTANT ADMINISTRATIF

Descriptif de l'emploi

La Direction Transition écologique et Mobilités a pour mission d’orchestrer et mettre en œuvre en transversalité les transitions (Climat, Air, Energies, Mobilités, GEMAPI, Biodiversité, Forêts) sur le territoire de Bièvre Isère.

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice, vous apportez une aide permanente à la directrice et une aide régulière à l’équipe Transition écologique et Mobilités (5 agents).

Missions / conditions d'exercice

Et plus spécifiquement :

Vous assurez la préparation des commissions et des réunions d’équipe :

- Vous élaborez et assurez le suivi des rétroplanning annuels des commissions

- Vous préparez le cadre des convocations, diaporamas et comptes rendus des commissions et organisez la logistique

- Vous envoyez les invitations, préparer les fiches de présence et envoyer les comptes rendus des commissions

- Vous coordonnez l’élaboration de l’ordre du jour des réunions d’équipes, envoyer les invitations et les comptes rendus

- Vous veillez au respect des délais fixés en réunion d’équipe dans l’exécution des missions de l’équipe

Vous apportez une aide administrative et logistique à la directrice :

- Vous organisez les réunions ou évènements à l’initiative de la directrice

- Vous prenez des notes et formalisez tout document bureautique nécessaire à la directrice

Vous accompagnez l’équipe via la création et/ou l’aide à la prise en main d’outils :

- Vous créez et suivez des tableaux de bord d’activités de la direction

- Vous appuyez l’équipe dans l’utilisation des outils GMAO, Webex, Maileva, FAST, GED (rattachement des réponses)

- Vous établissez ponctuellement des bons de commande et contrôlez les factures sur le logiciel CIRIL

Vous classez, organisez, formalisez et suivez tout type de document bureautique :

- Vous organisez sur le réseau l’arborescence des dossiers administratifs de la direction

- Vous organisez le classement des conventions avec les partenaires et des courriers reçus et envoyés

- Vous assurez l’envoi et le suivi des courriers sortants par Maileva

- Vous organisez, selon le besoin, l’archivage des dossiers de la direction avec l’archiviste

- Vous créez ou mettez à jour les modèles de courriers, notes, comptes rendus, diaporamas

Vous assurez l’accueil de la direction :

- Vous assurez un accueil téléphonique et physique de la direction ;

- Vous apportez les réponses de premier niveau (prime vélo, service location longue durée, box à vélos, ambroisie, frelon) avant d’orienter vers le.la chargé.e de mission dédié.e de l’équipe ;

- Vous gérez la boîte mail générique de la direction.

Profils recherchés

- Vous avez une expérience avérée en collectivités territoriales et vous en connaissez le fonctionnement ;

- Vous avez l’expérience des processus administratifs et logistiques ;

- Vous avez une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...) et êtes familier avec des logiciels spécifiques (comptabilité, parapheur électronique, envoi dématérialisé de courriers...) ;

- Vous maîtrisez strictement les règles rédactionnelles, grammaticales et orthographiques ;

- Vous avez des notions de gestion de projet et de planification.

- Vous avez la capacité de passer d’un dossier à l’autre ;

- Vous êtes rapide tout en assurant une qualité d’exécution irréprochable ;

- Vous vous exprimez à l’oral et à l’écrit avec un formalisme adapté à votre interlocuteur.

- Vous êtes doté.e d’une grande discrétion professionnelle et respectez l’obligation de confidentialité ;

- Vous travaillez avec rigueur, respectez les délais et avez le sens de l’organisation ;

- Vous faites preuve d’autonomie et de réactivité ;

- Vous avez une bonne capacité de dialogue, d’écoute et le sens du relationnel ;

- Vous démontrez votre capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.