assistant administratif

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la direction du CCAS, l’agent administratif assure l’accueil, l’information et l’accompagnement administratif des usagers. Il/elle participe à la gestion administrative des dispositifs d’action sociale mis en œuvre par le CCAS et assure le suivi des dossiers dans le respect des procédures et de la confidentialité.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil et information du public

Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers ;

Écouter, renseigner et orienter les personnes vers les dispositifs ou interlocuteurs adaptés ;

Informer les usagers sur les prestations et dispositifs proposés par le CCAS ;

Identifier les demandes et orienter les situations nécessitant un accompagnement social vers le professionnel compétent ;

Assurer une relation d’accueil respectueuse, bienveillante et adaptée aux différents publics.

Gestion administrative des dossiers

Constituer, enregistrer et mettre à jour les dossiers des usagers ;

Vérifier la complétude des pièces administratives ;

Assurer le classement et l’archivage des dossiers ;

Effectuer les saisies et mises à jour dans les logiciels métiers ;

Assurer le suivi administratif des demandes et des prestations ;

Préparer les courriers, attestations, convocations et documents administratifs ;

Participer au suivi des tableaux de bord et statistiques du CCAS.

Suivi des dispositifs sociaux

Participer à l’instruction administrative des demandes relevant des dispositifs du CCAS ;

Assurer le suivi administratif des aides et prestations accordées ;

Préparer les éléments nécessaires aux décisions des instances du CCAS ;

Participer à l’organisation et au suivi des actions sociales et animations proposées aux administrés ;

Assurer les relations administratives avec les partenaires du CCAS.

Secrétariat du CCAS

Rédiger et mettre en forme des courriers et documents administratifs ;

Assurer la gestion et le suivi du courrier ;

Organiser les rendez-vous et réunions ;

Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et commissions ;

Participer à la rédaction de comptes rendus ;

Assurer le suivi des demandes adressées au CCAS.

3. ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES

Participer aux actions collectives organisées par le CCAS ;

Contribuer à l’organisation d'événements et manifestations à destination des publics accompagnés ;

Participer aux campagnes d'information et de prévention ;

Assurer ponctuellement le remplacement d'un agent administratif du service ;

Participer à l'amélioration des procédures administratives du CCAS ;

Apporter un appui administratif à l'équipe du CCAS en fonction des besoins du service.

4. COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs

Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'un CCAS ;

Connaissance des dispositifs d'action sociale, ou capacité à les acquérir ;

Connaissance des règles de confidentialité et du secret professionnel ;

Maîtrise des techniques administratives et de classement ;

Bonne connaissance des outils bureautiques.

Savoir-faire

Accueillir et renseigner différents publics ;

Analyser une demande et identifier le bon interlocuteur ;

Constituer et suivre un dossier administratif ;

Rédiger des courriers et documents administratifs ;

Utiliser les outils informatiques et logiciels métiers ;

Organiser et prioriser son activité ;

Travailler en équipe et en transversalité.

Savoir-être

Sens de l'accueil et du service public ;

Écoute et empathie ;

Discrétion et respect de la confidentialité ;

Patience et diplomatie ;

Rigueur et organisation ;

Disponibilité ;

Capacité à gérer des situations parfois difficiles ;

Esprit d'équipe.

Profils recherchés

Une expérience dans le domaine administratif, social ou dans une collectivité territoriale est appréciée.