Assistant administratif petite enfance (h/f)

Descriptif de l'emploi

Saint-Fons est une ville de 20 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon, La Ville connait une transformation profonde avec un renouvellement urbain d’ampleur (2 projets urbains en cours), la construction de nombreux équipements (groupe scolaire, parc urbain, gymnase, etc.) et de nombreux projets ambitieux pour adapter la ville au réchauffement climatique (réhabilitation énergétique de bâtiments, végétalisation des cours d’école, rénovation du patrimoine municipal, etc.). Une attention particulière est portée par la Ville en faveur des mobilités. Actuellement en cours d’aménagement, le tramway T10 permettra prochainement de rejoindre Lyon depuis Saint-Fons en 10 minutes, de même que les voies lyonnaises qui permettront de relier la ville à vélo et en toute sécurité. Berceau historique de la vallée de la Chimie, la ville est aussi le témoin d’une industrie en constante transformation et accueille sur son territoire des fleurons des nouvelles technologies. Saint-Fons porte enfin un regard particulier sur la solidarité et l’accompagnement de sa population.

Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve dans le cadre d'un CDD de remplacement en EAJE, pour une durée de 1 mois, éventuellement renouvelable.

Missions / conditions d'exercice

Missions :

- Accueil de premier niveau des familles

- Assistance administrative du service

- Participation à la gestion des présences d’enfants notamment pour les accueils occasionnels

Activités

ACCUEIL DE PREMIER NIVEAU EN EAJE

- Accueillir les parents et les enfants à l’entrée de la structure : prise d’information et transmission à l’équipe de direction et de terrain en cas d’absence ou d’indisponibilité, notification des arrivées précoces / retards demandés par la famille, orientation des parents en recherche de mode de garde vers le PIF Petite enfance ou le RAM

- Accueil téléphonique : renseignements et réorientation vers les interlocuteurs pertinents (direction des structures, PIF voire responsable Petite enfance), prise de rendez-vous des familles avec l’équipe de direction

- Vérification de l’utilisation par les familles des systèmes de pointage automatisés en début et fin de journée, avec les membres de l’équipe de direction

- Participation à la gestion des accueils occasionnels : relance téléphonique, suivi des coupons des familles demandeuses

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE DU SERVICE

- Création et suivi des dossiers « enfant »

- Vérification des pointages avant facturation

- Gestion du planning trimestriel de présence des enfants

- Saisie des dossiers et contrats des familles sur CONCERTO

- Mise à jour des dossiers familles 2 fois par an pour reconduction des contrats janvier et fin août

- Réactualisation des données en cas de changements (nouvelle année fiscale pour les tarifs, naissance, date de validité des assurances, fin de contrats)

- Classement des documents fournis par les familles et transmission à l’équipe des documents relatifs à l’accueil du nouvel enfant (fiche d’adaptation, fiche de liaison, fiches des répondants)

- Edition et transmission des plannings quotidiens de présence des enfants

- Appui aux équipes de direction pour la commande de repas avec le prestataire

- Saisie de bons de commandes (restauration, hygiène/entretien et papeterie)

- Suivi et réception des commandes

- Gestion des plannings d’occupation de bureaux en fonction des besoins

- Archivage des dossiers de la crèche

- Confection d’affichages pour transmission d’informations aux familles

- Préparation des documents essentiels au regroupement sur le multi-accueil Louise Michel et saisie des familles en demandant l’inscription

- Saisie et suivi des consommations de couches (tableur excel)

SECRETARIAT

- Prise de rendez-vous / gestion des agendas

- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques

- Création de documents (courriers, …),

- Contribution aux processus d’archivage des dossiers

Positionnement

Liens hiérarchiques : sous l'autorité de la directrice de l’EAJE (n+1) et de la responsable Petite Enfance (n+2)

Liens fonctionnels : coordination déléguée petite enfance, équipes de direction des EAJE, responsable du relais petite enfance, familles (suivi contrat, gestion des accueils occasionnels), prestataire restauration

Lieu de travail :

EAJE Louise Michel

Particularités (contraintes/difficultés ou autres…) :

Temps de travail hebdomadaire : 38h

Certaines périodes de congés imposés

Participation aux journées pédagogiques du service et de la structure selon les thématiques abordées

Réunion d’équipe environ 6 fois /an en soirée

Confidentialité et neutralité dans les rapports aux familles du territoire.

Profils recherchés

Compétences requises

Savoirs : Connaissance des modes de gardes sur la commune

Connaissance sur les équipements petite enfance de la commune

Savoir-faire : Vraie appétence pour le travail au quotidien sur les logiciels

Maîtrise du logiciel OPUS CONCERTO

Savoir-être : Patience, Diplomatie, Discrétion, Adaptabilité, Anticipation

Réactivité pour gérer l’urgence et l’imprévu, Travail en équipe