Assistant administratif polyvalent H/F

Descriptif de l'emploi

Assurer l’assistanat administratif des établissements et services du SIVU,

Soutenir les missions Ressources Humaines (paie, congé, suivi des heures),

Accompagner les activités comptables (bons de commande, facturation…),

Alimenter et suivre différents tableaux de bord,

Toutes activités liées au besoin des services.

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion administrative

- Organiser et assurer le suivi des échanges de courriers

- Assurer la réception, le traitement, le classement et l’archivage de documents

- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs

- Assurer le suivi de différents dossiers et des échéances

- Enregistrer, mettre à jour et fiabiliser des données et tableaux de suivi

2. Accueil et information

- Répondre aux sollicitations téléphoniques et électroniques

- Transmettre les demandes aux interlocuteurs compétents

- Veiller à la qualité de l’accueil et à la diffusion d’une information fiable

3. Suivi administratif et organisationnel

- Participer à l’organisation des réunions et à la préparation des dossiers

- Assurer le suivi des demandes et des réponses apportées

- Contribuer à la mise à jour des procédures et outils de travail

- Alerter le responsable en cas de difficulté, d’anomalie ou de retard

4. Appui au fonctionnement du service

- Apporter un soutien administratif aux agents et au responsable du service

- Assurer la coordination des informations nécessaires au bon fonctionnement du service

- Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives

5. Ressources humaines

- Saisir les éléments variables de paie des Assistants.es maternels.les

- Alimenter le tableau de suivi des absences et suivre les congés et droits acquis dans Libertempo

- Assurer le suivi des heures annualisées des agents du LAEP et Arc en Ciel

6. Comptabilité finances

- Participer à l’édition des bons de commande

- Contribuer à la facturation des Crèches en binôme avec le.la Gestionnaire finances budget

7. Autre

- A définir en fonction des besoins du service

Profils recherchés

Travail en équipe et en transversalité

Adaptabilité, précision, organisation

Confidentialité et discrétion

Aptitude à tenir des délais

Maitrise des outils bureautiques et informatiques

Diplôme BAC + 2 Assistant de Gestion ou Direction - niveau V