Assistant Administratif

Descriptif de l'emploi

l'assistant administratif de la Direction Générale des services est placé sous l'autorité de la Directrice Générale des Services

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative et secrétariat de direction :

Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (élus, agents) et externes (usagers, partenaires)

Traitement des courriels de la direction

Rédaction , mise en forme et relecture des courriers, notes, arrêtés etc...

Gestion de l'agenda et organisation :

Tenue et optimisation de l'agenda de la DGS (planification de rendez-vous, réunions)

Organisation logistique des réunions (réservations des salles, préparation des dossiers, envoi des convocations)

Suivi des dossiers et coordination :

Préparation des dossiers de travail en amont des instances

Coordination avec les différents services

Classement, archivage et suivi des tableaux de bord de l'activité.

Profils recherchés

Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des règles de l'écriture administrative

Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques

Maîtrise des logiciels métiers de la collectivité

Savoir-être : Discrétion absolue et respect stricte de la confidentialité

Sens de l'organisation, rigueur et réactivité face aux imprévus

Qualités relationnelles, diplomatie et sens du service public.