Assistant administratif RH

Descriptif de l'emploi

RATTACHEMENT A LA STRUCTURE

- Direction des Ressources Humaines

CONDITIONS STATUTAIRES

- Cadre d’emploi : Adjoint administratif – catégorie C

- Temps complet

- Poste permanent

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

- Participer activement au recrutement : tri et analyse des candidatures, diffusion aux services concernés, suivi des réponses, constitution et sécurisation des dossiers des agents recrutés,

- Assurer un appui administratif complet à la gestion RH : suivi des tableaux de bord, contrôle des pièces réglementaires, mise à jour des outils de suivi et fiabilisation des données,

- Gérer les candidatures de stage et participer à leur traitement administratif, au suivi des conventions et à la coordination avec les tuteurs,

- Appuyer la santé au travail et la prévention : gestion des visites médicales et expertises, suivi administratif des éléments liés à la sécurité et à la prévention des risques professionnels,

- Participer à la politique sociale de la collectivité : information et accompagnement sur les prestations du CNAS, suivi des dossiers liés à la garantie maintien de salaire, appui à l’organisation d’actions en faveur des agents,

- Contribuer à la vie du service RH : accueil des agents, gestion du courrier, archivage, participation aux réunions et aux projets transversaux.

ACTIVITES PRINCIPALES

Réception, analyse, diffusion et réponse aux candidatures réceptionnées

- Prendre connaissance des candidatures réceptionnées sur la boite mail « recrutement » et sur les sites de recrutement dédiés,

- Analyser les candidatures en fonction des besoins des services de la Ville,

- Diffuser les candidatures retenues aux Chefs de Service,

- Envoyer les réponses aux candidats non retenus,

- Assurer le classement des réponses négatives dans la boite mail « recrutement ».

Préparation et suivi des dossiers de recrutement

- Vérifier le casier judiciaire et autres pièces administratives (attestation d’honorabilité, permis de conduire…) avant validation du recrutement,

- Envoyer mail de recrutement pour les candidats retenus avec demande de pièces réglementaires,

- Constituer le dossier de recrutement en s’assurant de la réception de l’ensemble des pièces

réglementaires,

- Transmettre le dossier de recrutement à la Gestionnaire Carrière et Paie référente,

- Mettre à jour le tableau de suivi de recrutement.

Soutien dans la gestion/préparation des formations agents

- Préparer les convocations des agents,

- Réserver les salles de formation en lien avec le service Vie Locale,

- Procéder à la commande des repas (déjeuner) en lien avec le service Restauration,

- Vérifier stock pour la mise en place du petit déjeuner à destination des agents (café/thé, sucre, jus de

fruit, eau…),

- Préparer la salle de formation : installation des tables/chaises, vérifier matériels

(vidéoprojecteur, marker paperboard…), mise en place d’un petit déjeuner.

Gestion des candidatures stagiaires

- Traiter les demandes de stages,

- Apporter les réponses aux candidatures de stage,

- Participer à la programmation des entretiens avec les tuteurs,

- Suivi des conventions,

- Mettre à jour le tableau de suivi.

Gestion administrative RH

- Assurer une veille/contrôle des casiers judiciaires et permis de conduire de tous les agents de la Collectivité,

- Elaboration et mise à jour du tableau de suivi « entretien d’embauche »,

- Elaboration et mise à jour du tableau de suivi « réponses négatives »,

- Assurer une veille sur la mise à jour du fichier « recensement des écoles/centres de formation ».

Gestion des visites et expertises médicales

- Gestion des visites médicales et expertises : programmation des RDV, convocation des agents,

information du responsable….

Identification, évaluation et prévention des risques professionnels

- Elaborer et mettre à jour le DUERP,

- Suivre les registres de sécurité,

- Observer les pratiques professionnelles et détecter les comportements à risques,

- Analyser les conditions de travail, les risques professionnels et les évènements accidentels,

- Assurer une veille règlementaire dans le domaine de la santé et sécurité au travail et rédiger des notes synthétiques,

- Participer à la conception et à la diffusion d’outils et d’information dans ce domaine,

- Aider à identifier des besoins de formation et proposer des actions collectives.

Gestion administrative des dossiers relatifs aux prestations sociales au sein de la Collectivité

- Conseiller et renseigner les agents sur les prestations du CNAS,

- Gestion administrative des dossiers du CNAS (mise à jour des bénéficiaires, mise à jour des documents, instruction de dossier…),

- Organiser les manifestations liées au personnel (Noël des enfants, fête du personnel…),

- Gestion des adhésions et demandes relatives à la garantie maintien de salaire,

- S’assurer de la transmission régulière d’information auprès des agents sur toutes les offres et

dispositifs du CNAS .

Participer à la dynamique transversale du service

- Participer aux réunions de service,

- Participer à l’archivage du service,

- Assurer l’accueil des agents,

- Assurer la ventilation du courrier de la Direction départ/arrivée.

- Participer à la continuité de service si nécessaire.

Activités accessoires

Participer à tout projet en lien avec le service RH : forum RH, salons…

Profils recherchés

MODALITES D’EXERCICE

Conditions d’accès (diplôme, formation, compétences requises)

Compétences techniques

• Connaissance du fonctionnement de l’environnement territorial local et du statut de la Fonction

Publique Territoriale,

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook),

• Connaissance des logiciels métiers (Post Office, Actes Office, Sedit) serait un plus.

Savoir-faire

• Rigueur

• Sens de l’organisation

• Goût du travail en équipe

• Qualités rédactionnelles

• Esprit de synthèse

Savoir-être

• Sens du service public

• Ponctualité

• Disponibilité

• Être force de proposition

Contraintes

Disponibilités pouvant dépasser le cadre horaire normal imposé aux agents communaux notamment

lors de pics d’activité, en cas du déclenchement du Plan Communal de Sauvegarde…