ASSISTANT ADMINISTRATIF SPECIALISE H/F

Descriptif de l'emploi

L’assistant administratif spécialisé assiste et soutient le chef de secteur enfance afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il est une personne de confiance qui organise, gère, veille, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder, en recueillant et traitant les informations nécessaires au bon fonctionnement du secteur, en gérant administrativement certains dossiers spécifiques, et en aidant au pilotage de l'activité du secteur.

Missions / conditions d'exercice

Soutenir les activités du chef de secteur

Gestion de l’agenda et du courrier du chef de secteur

Réceptionner et filtrer les appels du chef de secteur

Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions d’équipe, réunions avec partenaires, déplacements…)

Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus

Assurer en amont la préparation et suivi des dossiers

Rédiger des supports de communication (notes, courriers, compte-rendu, etc. )

Aider au suivi et pilotage de l’activité

Structurer et assurer la transmission des informations en interne et externe

Assurer la gestion administrative des dossiers ou procédures spécifiques

Gestion administrative des dossiers AED et AEMO suivis par les associations habilitées

Gestion administrative des procédures TDC

Rédaction et transmission des signalements d’enfants en danger

Gestion des comptes bancaires des enfants confiés

Classement et archivage des dossiers spécifiques

Profils recherchés

Vous êtes réactive et avez une bonne gestion du temps et des échéances, avec un sens de la disponibilité. Vous savez à la fois faire preuve d'autonomie et travailler en équipe. Vous savez faire preuve de discrétion, de rigueur et de prise d’initiatives pour faciliter l’organisation du secteur et l’activité du chef de secteur.

Formation :

Formation de niveau BAC +2/3 minimum : BTS, DUT, ou licence en assistanat de manager, gestion administrative et commerciale

Expérience dans la protection de l’enfance souhaitée

Connaissances :

Connaissance et intérêt pour les politiques liées à l’action sociale en général et en particulier en matière de protection de l'enfance

Connaissance sur le fonctionnement des collectivités territoriales et des services départementaux

Aptitudes requises :

Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en étroite collaboration avec un cadre

Capacité d’organisation et de rigueur dans le suivi des procédures

Qualités rédactionnelles et connaissance des normes en vigueur

Qualités relationnelles, d’écoute et d’analyse

Maîtrise de l'outil informatique (pack office, outlook, logiciels métier)