Assistant administratif

Descriptif de l'emploi

La Maison Vendée Autonomie, rattachée au Pôle Solidarités et Famille du Département de la Vendée, met en œuvre les politiques en faveur des personnes âgées et des personnes en situation de handicap.

Au sein de cette direction, le Service Évaluation et Accompagnement des Personnes Âgées (SEA PA) accompagne les seniors en perte d'autonomie à travers l'information, l'évaluation médico-sociale, l'orientation et la gestion des demandes d'Allocation Personnalisée d'Autonomie (APA).

Composé de 48 agents, dont des référents de situations, des infirmiers et des cadres, notre service s'appuie sur une organisation bienveillante, structurée et réactive pour accompagner au mieux les besoins des usagers.

Missions / conditions d'exercice

Sous la responsabilité du Chef de Service Evaluation et Accompagnement des Personnes Agées, vous contribuez à la qualité de l'accompagnement des personnes âgées en perte d'autonomie en assurant un soutien administratif, organisationnel et partenarial essentiel au bon fonctionnement du service.

A ce titre, vous assurez les missions suivantes:

Gestion administrative et secrétariat

• Assurer la réception, le tri et la diffusion du courrier entrant.

• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, attestations et réponses administratives.

• Gérer la boîte mail générique du service.

• Assurer le suivi des délégations de signature.

• Réaliser les demandes d'intervention auprès des services supports (informatique, logistique, etc.).

• Assurer la gestion des stocks de fournitures et de documents du service.

Accueil et relation avec les usagers et partenaires

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les partenaires par téléphone.

• Faciliter les échanges avec les acteurs du territoire et les partenaires institutionnels.

Appui à l'organisation et au fonctionnement du service

• Gérer l'agenda du Chef de Service et organiser les réunions (réservation de salles, véhicules, etc.).

• Assurer le suivi des outils et procédures internes du service.

• Participer à l'organisation logistique et administrative des activités du service.

Gestion des ressources humaines

• Assurer le rôle de référent RH du service.

• Suivre les tableaux de bord RH : arrivées et départs d'agents, stagiaires, temps partiels, congés, formations et activités.

Gestion des systèmes d'information et reporting

• Contribuer la gestion bureautique des logiciels métiers (CHILL et IODAS).

• Gérer les droits d'accès à Via Trajectoire.

• Collecter, saisir et transmettre les données statistiques aux organismes concernés.

Coordination de projets et partenariats

• Contribuer à la mise en œuvre et au suivi des projets menés avec les partenaires du territoire (communes, CCAS, services d'aide à domicile, établissements médico-sociaux, etc.).

• Assurer le suivi administratif des partenariats : conventions, rapports et délibérations soumis aux instances départementales.

• Participer au développement d'outils d'information et de communication.

Continuité de service

• Assurer la suppléance des assistantes administratives du Service Instruction et Gestion des Droits et du Service Évaluation et Accompagnement des Personnes Handicapées.

Profils recherchés

Profils et Qualités

Titulaire d'une formation dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion, vous justifiez d'une expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Vous êtes à l'aise avec les logiciels métiers et l'utilisation de bases de données, ainsi qu'avec la production de tableaux de suivi et d'indicateurs d'activité.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du secteur médico-social ou des politiques d'aide à l'autonomie constituerait un atout. La maîtrise des logiciels IODAS, CHILL, ASTRE GF/GFD, ViaTrajectoire ou d'outils équivalents est appréciée.

De nature organisée et rigoureuse, vous savez gérer vos priorités en autonomie tout en faisant preuve de réactivité dans un environnement exigeant.

Doté d'un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe et savez adapter votre communication avec pédagogie, écoute et diplomatie auprès d'interlocuteurs variés.

Vos qualités rédactionnelles, votre esprit de synthèse et votre sens de la discrétion vous permettent de traiter les dossiers avec efficacité, fiabilité et professionnalisme.