Assistant- Assistante de direction

Vos missions en quelques mots

Les missions du poste d'assistant(e) de direction consistent à :

- tenir l'agenda du directeur

- organiser le montage de réunions pour le directeur,

- préparer les dossiers liés aux réunions du directeur

- assurer la mise en forme, et le traitement de notes, de courriers ou de tout autre document produits

- assurer l'interface avec les services métiers de la DDTM des Bouches-du-Rhône et les partenaires extérieurs le cas échéant,

- la gestion partagée du courrier avec l'autre assistante de direction : à ce titre, elle assure la réception du courrier papier, l'ouverture et la transmission à la directrice de cabinet

ou directement aux directeurs pour les courriers personnels, puis la répartition aux différents services

- le suivi de Chorus DT pour l'organisation des réservations et les frais de déplacements

du directeur

- assurer la réception des appels téléphoniques et accueil

- assurer la gestion des boîtes fonctionnelles de la direction (secrétariat de direction, directeur et la boîte fonctionnelle générique de la DDTM lors des interim)

- assurer certaines tâches logistiques comme les cartes de visites.

L'assistant(e) de direction sera un appui général au bon fonctionnement administratif du service, devra assurer le fonctionnement courant et assurer les tâches des autres assistantes de direction lors des congés ou absences

Profil recherché

Poste au sein du cabinet, placé sous l'autorité de la directrice de cabinet

Relations internes et externes :

- Au sein de la DDTM : tous services

- Autres services : préfecture, SGC, préfecture maritime, DREAL, collectivités locales, etc.

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire : Garant du bon fonctionnement du secrétariat

Compétences techniques

- Connaissances du secrétariat, bureautique,

- Rédaction administrative

Compétences transversales

- Sens des responsabilités, dynamisme, organisation et polyvalence dans le poste.

Compétences relationnelles

- Discrétion impérative, goût du relationnel, travail en équipe

Modes d'acquisition

Formation continue - Compagnonnage au sein du service

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

[email protected]

Contacts

Stéphanie LELEU

Directrice de cabinet

04 91 28 40 15

06 81 40 77 46

[email protected]

Pour postuler : envoyer un mail à :

[email protected]

Fournir : un CV et une lettre de motivation

Une prise de contact, en amont du dépôt de candidature, est fortement recommandée.

Le poste se situe dans un bureau partagé avec une autre assistante de direction.

Nécessaire polyvalence entre les 3 membres de l'équipe, pour garantir une continuité et un fonctionnement optimal de la direction entre 8h00 et 18h00 environ.

Récupération horaires cumulables jusqu'à 3 jours par mois, dans les limites du bon fonctionnement du service

Poste susceptible de bénéficier de NBI

Récupérations horaires cumulables jusqu'à 3 jours par mois, dans les limites du bon fonctionnement du service.

RIFSEEP : 2

Numéro de poste RenoiRH: 0920130081

Possibilités de télétravail

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/03/2027

Assistante / Assistant de direction