ASSISTANT/ASSISTANTE DU SECRETARIAT GENERAL

Vos missions en quelques mots

- Organiser la préparation de réunions et le montage de certains dossiers notamment ceux liés aux instances du dialogue social de la DREAL ainsi que les évènements du service ;

- Gérer le courrier entrant et sortant (BALU SG notamment) et le suivi des parapheurs du SG;

- Assurer le suivi des agendas et les prises de rendez-vous ;

- Participer à l'élaboration et la mise en forme de documents ;

- Gérer la mise en ligne des documents dans les rubriques intranet du SG ;

- Assurer la circulation de l'information et de la documentation au sein du service ;

- Assurer le rôle de gestionnaire de Chorus DT pour le secrétariat général ;

- Conduire l'actualisation du suivi des indicateurs du plan d'actions du secrétariat général ;

- Tenir et mettre à jour les notes d'organisation et les arrêtés de délégation de signature de la DREAL ;

- En collaboration avec l'unité UPAD, participer à la gestion administrative de l'astreinte ;

- Correspondant COM pour le Secrétariat Général.

- Correspondant «archivage» pour le Secrétariat Général.

Liaison hiérarchique :

Supérieur hiérarchique direct : secrétaire générale adjointe

Relations internes et externes :

En interne :

- Contacts avec l'équipe du SG, l'équipe de direction et les assistants de service, les directions de la DREAL et les agents.

- Relations avec certains services du (des) ministère (s)

En externe :

- Administrations d'État, opérateurs

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire :

- Respect de la confidentialité des informations relatives aux agents

Profil recherché

Compétences techniques :

* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Open Office, messagerie, logiciels spécifiques chorus DT, ...)

* Capacités rédactionnelles et maîtrise de la communication interne

* Connaissance des règles de classement et d'archivage

Compétences transversales :

* Capacité d'initiative et d'autonomie, force de proposition

* Sens de l'organisation

* Savoir rendre compte

* Rigueur et disponibilité

* Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs

* Savoir s'adapter aux situations et aux interlocuteurs

* Savoir hiérarchiser l'importance des informations et gérer les priorités

Compétences relationnelles :

* Être réactif et dynamique

* Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie

* Assurer confidentialité, discrétion et déontologie

Les connaissances pourront être acquises dans le cadre d'un plan de formation.

Vous êtes intéressé(e) par ces missions ?

Avant de faire parvenir votre dossier de candidature sur l'adresse mobilité, contactez :

Olivier ANDRIEUX

secrétaire général

[email protected]

06 45 76 19 64

Elsa VERGNES

secrétaire générale adjointe

[email protected]

06 63 48 87 44

Les candidatures devront être impérativement adressées par courriel à : [email protected]

Pour les candidats fonctionnaires :

Le sujet du mel devra être :

«FE03/11-E000010831-Ministère d'origine-NOM PRENOM-GRADE»

Le formulaire de mobilité avec avis du service d'origine devra être joint et accompagné d'un CV, d'une lettre de motivation, des 3 derniers comptes-rendus d'entretien professionnel, d'une fiche financière du service actuel et des pièces mentionnées dans l'annexe.

Le formulaire de mobilité est téléchargeable à l'adresse :

https://recrutement.ecologie.gouv.fr/comment-candidater

Pour les candidats contractuels

Le sujet du mel devra être :

«FE03/11-E000010831-NOM PRENOM-candidat contractuel»

Une lettre de motivation et un CV devront être joints à votre envoi.

Votre candidature sera examinée si le caractère infructueux de recrutement d'un fonctionnaire est constaté entre la fin de dépôt des candidatures et la publication des résultats de mobilité des fonctionnaires.

L'agent .e est en horaires variables et occupe un bureau partagé.

Déplacements ponctuels à prévoir à Montpellier pour les besoins du service.

Poste n°E000010831

Cotation RIFSEEP du poste : groupe 1 ou 2 en fonction de l'ancienneté de l'agent

Missions non télétravaillables

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.

Vacant à partir du 01/03/2027

Assistante / Assistant de direction