Assistant Cabinet du Maire (h/f)

Descriptif de l'emploi

Assurer les fonctions d'assistante au cabinet du maire

Missions / conditions d'exercice

Assurer le secrétariat et le fonctionnement administratif du cabinet du maire, gestion des agendas et des rendez-vous :

• Préparation matérielle des dossiers et des réunions.

• Rédaction et mise en forme des courriers courants.

• Accueil physique et téléphonique.

• Réception, tri et diffusion du courrier.

• Classement, archivage et suivi des échéances.

• Préparer la revue de presse

Relations avec les élus et les administrés

• Réceptionner les sollicitations, les enregistrer et les orienter.

Participer à l’organisation des cérémonies officielles, des réceptions et des manifestations institutionnelles.

• Gérer les invitations, les listes de présence, la logistique, les commandes et les déroulés matériels.

Assurer le suivi administratif des réservations de salles et des besoins logistiques du cabinet.

• Gestion des demandes et des plannings.

• Coordination logistique avec les services.

• Transmission des informations aux utilisateurs.

Assurer le suivi budgétaire et comptable du cabinet

• Préparer les bons de commande et assurer le suivi administratif des factures.

Profils recherchés

- Parfaite maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, outils de messagerie…)

- Capacités rédactionnelles

- Sens de l’organisation et rigueur

- Faire preuve d’initiative et de polyvalence

- Faire preuve de discrétion

- Sens du travail en équipe

- Faire preuve d’autonomie

- Aptitude à écouter et à s'exprimer clairement

- Aptitude à analyser et gérer rapidement une demande, une situation

- Connaissance des modes de fonctionnement des collectivités

- Expérience souhaitée dans un poste similaire dans une collectivité locale

NIVEAU DE RECRUTEMENT

- BAC +2 secrétariat /assistant de direction