Assistant chargé de l'action sociale

Descriptif de l'emploi

Assistant chargé de l'action sociale

Missions / conditions d'exercice

Missions :

- Accueillir et renseigner le public

- Accompagner dans les démarches administratives initiales

- Instruire des dossiers

- Préparer des commissions

- Suivi des partenaires

- Gestion administrative

Activités et tâches principales :

- Accueillir le public, analyser les demandes, renseigner les usagers et les orienter vers le service ou l'organisme compétent

- S’adapter en fonction des différents interlocuteurs (familles, partenaires, prestataires, services administratifs).

- Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d’urgence (plan canicule/grand froid…).

Aides à la précarité énergétique les impayés de loyer et l’aide aux jeunes

- constituer, instruire et assurer le suivi des dossiers de demande d'aide financière

- Préparer les dossiers présentés en commission permanente et en assurer le suivi

- Informer les bénéficiaires et les partenaires de la décision émise par la commission permanente

-Réaliser le tableau récapitulatif des aides accordées et le transmettre pour signature au directeur ou président du CCAS

- Transmettre le tableau au service finances pour mandatement

-- Veiller au respect des règles de confidentialité, d'équité de traitement et des procédures internes applicables au dispositif.

Aides alimentaires liées à l’Épicerie Solidaire

- Accueillir et informer les demandeurs sur le dispositif de l'Épicerie Solidaire et les conditions d'accès.

- Constituer, instruire et assurer le suivi administratif des demandes d'aide alimentaire en veillant à la complétude des dossiers et à la conformité des pièces justificatives

- Évaluer la recevabilité des demandes au regard des critères d'attribution définis par le CCAS et remettre la carte au demandeur en cas d’éligibilité

- Assurer le suivi administratif des bénéficiaires tout au long de leur accompagnement et veiller à la mise à jour de leur dossier

- Travailler en lien avec les partenaires sociaux afin de garantir une prise en charge adaptée des situations rencontrées

- Veiller au respect des règles de confidentialité, d'équité de traitement et des procédures internes applicables au dispositif.

Organisation des manifestations du repas des aînés et de la distribution des colis de fin d'année

- Participer, en lien avec la responsable du CCAS, à l'organisation administrative et logistique du repas des aînés et de la distribution des colis de fin d'année

- Assurer l'accueil, l'information et l'inscription des bénéficiaires, dans le respect des critères d'éligibilité définis par le CCAS en lien avec le chargé d’accueil

- Constituer et assurer le suivi des dossiers d'inscription, vérifier les pièces justificatives et mettre à jour les listes des bénéficiaires

- Élaborer et actualiser les tableaux de suivi des inscriptions, des participations et des colis attribués.

- Participer à la préparation des documents nécessaires à l'organisation des manifestations (courriers, listings…)

-Assurer le suivi administratif des prestataires et des partenaires intervenant dans l'organisation des événements

- Participer à la coordination logistique des manifestations en lien avec les services municipaux, les prestataires, les élus et les bénévoles

- Contribuer à la préparation et au bon déroulement des manifestations le jour de l'événement

- Assurer le suivi administratif après les manifestations (mise à jour des fichiers, bilans, archivage des dossiers)

- Participer à l'évaluation des manifestations en lien avec la responsable du CCAS et proposer des axes d'amélioration pour les éditions suivantes.

Conseils d’administration

- Assister la responsable du CCAS dans la préparation technique et administrative des séances du conseil d'administration ainsi que les décisions

-Recueillir, centraliser et vérifier les éléments nécessaires à l'élaboration des dossiers soumis au conseil d'administration

- Mettre en forme les projets de délibérations, annexes et documents préparatoires dans le respect des procédures administratives

- Assurer le suivi administratif des délibérations adoptées : notification, transmission aux services concernés, classement et archivage

- Veiller à la bonne exécution des décisions prises par le conseil d'administration en lien avec la responsable du CCAS.

Coordination et suivi des projets du CCAS

-Assister la responsable du CCAS dans la conduite et le suivi des projets portés par l'établissement

-Participer à la planification des différentes étapes des projets et veiller au respect des échéances

-Assurer la coordination administrative entre les services municipaux, les partenaires institutionnels, les associations et les prestataires

-Assurer le suivi des actions décidées et relancer les différents interlocuteurs lorsque cela est nécessaire.

Participer à l'élaboration et à la mise à jour des outils de pilotage (tableaux de bord, rétroplanning, indicateurs de suivi)

- Contribuer à la préparation des conventions et des bilans de projets

- Participer au suivi administratif des actions partenariales et des dispositifs portés par le CCAS

- Assurer un rôle d'interface entre la responsable du CCAS, les élus, les partenaires et les différents services afin de favoriser la bonne conduite des projets transversaux

- Participer aux réunions

- Rédiger les comptes rendus.

Profils recherchés

Compétences requises

Savoirs :

Connaissance de l’organisation administrative et des compétences des collectivités territoriales

Connaissance des acteurs institutionnels et associatifs intervenant dans le champ du social

Connaissance des dispositifs d’aide sociale légale et facultative

Bonne maîtrise des outils bureautiques

Techniques de base de la communication et de gestion des conflits

Savoir-faire :

Rendre compte et partager l’information

Coordination avec les équipes pluridisciplinaires

Travail et transversalité en équipe

Conservation de neutralité et objectivité face aux situations

Savoir être :

Autonome, polyvalent

Méthodique, organisé, réactif

Sens du service public

Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle