Assistant de Direction

Descriptif de l'emploi

DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE

Au sein d’une Direction Générale des Services mutualisée Ville–Agglomération, l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente aux Directeurs généraux dans l’organisation, la gestion administrative, la coordination et le suivi des dossiers stratégiques.

En binôme, le poste s’inscrit dans une logique de transversalité, de polyvalence et de confidentialité renforcée, au cœur des échanges entre la Direction générale, le Cabinet, les élus, les directions et les partenaires institutionnels.

Missions / conditions d'exercice

DESCRIPTION DES MISSIONS

1. Organisation et gestion de l’activité de la Direction générale

• Gérer l’agenda du Directeur général adjoint en fonction des priorités institutionnelles et stratégiques

• Planifier et coordonner les rendez-vous, réunions, instances et déplacements

• Préparer les dossiers en amont des réunions et arbitrages

• Assurer l’interface entre la Direction générale, le Cabinet, les élus, les directions et les partenaires extérieurs

• Filtrer, hiérarchiser et transmettre les informations et sollicitations

2. Assistance administrative et rédactionnelle

• Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers, notes, comptes rendus, convocations et documents institutionnels

• Prendre des notes lors de réunions et assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus

• Organiser le classement, l’archivage et la gestion documentaire (papier et dématérialisée)

• Assurer le suivi administratif de dossiers transversaux ou stratégiques confiés par la DGS

3. Suivi et coordination des dossiers transversaux

• Suivre l’avancement de dossiers relevant de la Direction générale et relancer les interlocuteurs internes le cas échéant

• Mettre à jour des tableaux de bord, outils de suivi et indicateurs d’activité

• Contribuer à la coordination entre la Direction générale, les directions Ville/Agglo et les services supports

4. Accueil et communication institutionnelle

• Assurer l’accueil téléphonique et physique de haut niveau (élus, partenaires, institutions, usagers)

• Adapter son discours en fonction des interlocuteurs et du niveau de confidentialité attendu

• Veiller à la qualité de l’image institutionnelle de la Ville et de l’Agglomération

MISSIONS SPECIFIQUES

• Assurer un rôle de renfort et de continuité de service auprès des autres assistantes de direction (DGA/DGS)

• Participer à l’amélioration continue des outils, procédures et méthodes de travail

Fiche de poste évolutive, susceptible d’adaptation en fonction des besoins de la Direction Générale des Services.

Profils recherchés

Diplôme(s) : formation de niveau Bac +2 minimum (BTS assistant(e) de direction, gestion administrative ou équivalent)

Permis :B