Assistant de direction

Descriptif de l'emploi

MISSIONS PRINCIPALES:

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l’organisation et ses compétences.

Missions / conditions d'exercice

TACHES DE SECRETARIAT

• Saisie de courriers

• Saisie de documents divers

• Gestion de l’agenda du Directeur Général des Services et du Maire

• Notes de service

• Enregistrement du courrier

• Réception et diffusion des mails de la boîte principale

• Réception et diffusion des fax

• Coordination de la gestion et de l’actualisation des bases de données « commerçants, artisans », « associations »

• Administration de SPLX demat (création, modification et suppression des droits…)

SECRETARIAT DES ELUS

• Coordination de la gestion des demandes liées à la permanence du Maire

• Convocation des commissions

• Rédaction de courriers

• Invitations

ARRETES / DECISIONS / DELIBERATIONS

• Rédaction des décisions fixant des tarifs et toutes les décisions liées au L2122-22 du CGCT (hormis les marchés publics)

• Suivi des registres des arrêtés, des délibérations et des décisions

CONSEIL MUNICIPAL

• Préparation, convocation et procès verbal

• Rédaction et transmission des délibérations

DOSSIERS DEMANDES DE SUBVENTIONS

• Rédaction des fiches financières et pièces nécessaires aux dossiers, notes explicatives

• Dépôt des dossiers en ligne (API/APV/DETR/DSIL/Région)

• Suivi administratif

TACHES OCCASIONNELLES

• Remplacement à l’accueil et au standard en cas de besoin

• Affranchissement du courrier

• Rédaction et suivi des arrêtés de police (circulation,stationnement…)

• Visa sur X Demat des courriers en l’absence du DGS

La liste des missions et activités mentionnées dans la présente fiche de poste n’est pas exhaustive. L’agent pourrait se voir confier d’autres missions selon les besoins de la collectivité

Profils recherchés

Niveau de diplôme : BAC – BAC +2 Gestion-administration

COMPETENCES REQUISES

Respect des délais

Assiduité et ponctualité

Capacité à concevoir et conduire un projet

Capacité à gérer les moyens mis à disposition

Sens de l’organisation et de la méthode

Connaissance des procédures et des règles de fonctionnement

Qualité d’expression écrite et orale

Capacité d’anticipation et d’innovation

Entretien et développement des compétences

Réactivité et adaptabilité

Autonomie