Assistant de direction

Vos missions en quelques mots

Rattaché(e) au Directeur et à son adjoint, vous serez le point d'appui essentiel de la Direction : garant(e) de l'organisation efficace de leurs agendas, de leurs déplacements et du flux d'informations sensibles.

Vous serez également l'interface privilégiée entre la Direction, les services internes les interlocuteurs institutionnels (préfectures, sous-préfectures) et les partenaires extérieurs.

Votre rigueur, votre discrétion et votre capacité d'anticipation contribueront directement à l'efficacité de la Direction et au bon fonctionnement de l'ensemble des services.

DESCRIPTION DES MISSIONS : Appui direct au Directeur et à son adjoint : Vous assurez leur secrétariat personnel : filtrage des appels, tenue de leurs agendas, frappe et mise en forme des courriers et messages, rédaction de notes et de courriers sur la base de consignes globales. Vous organisez la logistique de leurs déplacements (hôtels, billets de train) et veillez aux aspects matériels (fournitures, salles de réunion). Vous recherchez les renseignements utiles à la Direction et assurez une veille sur la signature des courriers signalés.

Secrétariat du comité de direction : Vous organisez les réunions du comité de direction, en assurez les comptes rendus et leur diffusion aux membres.

Gestion du courrier et des communications institutionnelles : Vous gérez le circuit du courrier réservé, ainsi que les demandes de la préfecture et des sous-préfectures, que vous diffusez aux services concernés. Vous gérez les boîtes à lettres génériques en orientant directement les courriers vers la Direction, les services ou les agents compétents.

Suivi des congés : Vous traitez les demandes de congés du Directeur (transmises au Préfet) et établissez les plannings prévisionnels des congés de l'adjoint et des chefs de service.

Appui CASPER : Vous assurez la gestion des congés des chefs de service.

CHAMP RELATIONNEL : gents de la structure.

À l’externe : les préfectures et sous-préfectures, la DRAAF et la DREAL PACA

Profil recherché

SAVOIRS : - Sens du contact et de l’écoute, courtoisie et tact.

- Respect des délais et gestion des priorités.

- Esprit d’initiative.

- Qualité rédactionnelle et d'expression orale.

- Maîtrise des outils de bureautique.

SAVOIR-FAIRE : - Discrétion absolue.

- Confidentialité.

- Adaptabilité.

- Disponibilité.

- Réactivité.

- Capacité d'organisation.

- Capacité d'initiative.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Personne(s) à contacter : Pour les questions métiers : Directeur, [email protected] Directeur adjoint: [email protected]

Pour les questions administratives : [email protected]

Pour en savoir plus sur la DDT des AHP: https://www.dailymotion.com/video/x6txwc5

Vous souhaitez en savoir plus sur cet irrésistible territoire, consultez le lien suivant : https://www.investinalpesdehauteprovence.com/guide-bonjour/

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Art. L. 332-2 (2°)

Vacant à partir du 13/12/2026

Assistante / Assistant de direction