Assistant de Direction de la Direction Commande Publique - P. 1041 (h/f)

Descriptif de l'emploi

Placé(e) directement auprès de la Directrice de la Commande Publique, l’assistant(e) organise le travail quotidien de la direction et suit l’avancement des dossiers. Le poste demande une bonne compréhension juridique des procédures de marchés publics, car la direction produit des actes qui engagent la Collectivité et sont soumis à des délais stricts.

L’assistant(e) traite la messagerie de la direction, prépare les dossiers et les commissions, et fait le lien avec la Direction Générale des Services, les autres directions, les entreprises et les partenaires. Il ou elle a accès à des informations confidentielles, notamment sur des consultations en cours.

Missions / conditions d'exercice

1. Assistanat de direction et gestion de la messagerie

- Lire et trier chaque jour la boîte de messagerie de la direction, répondre aux demandes courantes, orienter les messages vers les gestionnaires et signaler les urgences à la Directrice

- Gérer l’agenda de la Directrice, organiser les rendez-vous et les déplacements selon les priorités

- Filtrer les appels, accueillir les visiteurs, transmettre les messages et rappeler les échéances

- Préparer les dossiers de réunion, rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et notes de synthèse

- Représenter ponctuellement la direction en réunion, sur demande de la Directrice

2. Appui juridique et suivi des procédures

- Suivre le calendrier des consultations et alerter sur les délais (publicité, réception des offres, information des candidats évincés, délai de suspension, notification, contrôle de légalité)

- Vérifier la complétude des dossiers avant signature et le respect des circuits de validation

- Effectuer des recherches juridiques simples (textes, jurisprudence, fiches de la DAJ) à la demande de la Directrice

- Mettre en forme, avec les gestionnaires, les courriers aux candidats, les notifications et les transmissions au contrôle de légalité

- Organiser les commissions d’appel d’offres et les commissions de délégation de service public : calendrier, convocations, dossiers de séance, procès-verbaux, registre

3. Secrétariat et gestion du courrier

- Enregistrer, répartir et suivre le courrier entrant et sortant de la direction

- Rédiger les courriers courants, notes et convocations à partir de consignes écrites ou orales

- Suivre les parapheurs et les circuits de signature, papier et électroniques, jusqu’au retour des actes signés

- Classer et archiver les dossiers papier et numériques selon les règles de conservation des archives publiques

4. Organisation interne de la direction

- Tenir à jour les tableaux de bord de l’activité de la direction (consultations en cours, échéances, indicateurs)

- Suivre les congés, absences, formations et besoins matériels de l’équipe, en lien avec la Direction des Ressources Humaines

- Organiser la logistique des réunions et des formations (salles, convocations, supports de présentation)

- Proposer des améliorations dans l’organisation et les procédures internes de la direction

Profils recherchés

Savoirs

- Bases du droit public et des procédures de la commande publique (étapes, délais, actes)

- Organisation et fonctionnement d’une collectivité territoriale, circuits administratifs et de signature

- Règles de la rédaction administrative

- Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook, et des outils de dématérialisation (parapheur électronique, gestion électronique des documents)

Savoir-faire

- Gérer une messagerie à fort volume, repérer l’essentiel et traiter dans les délais

- Hiérarchiser les priorités, anticiper les échéances et gérer les urgences

- Rédiger avec aisance, prendre des notes et produire un compte rendu fidèle

- Tenir un classement fiable et retrouver rapidement une information

- Accueillir et orienter les interlocuteurs avec courtoisie

Savoir-être

- Confidentialité, discrétion et respect absolu du secret professionnel, notamment pendant les procédures de mise en concurrence

- Dynamisme, réactivité et sens de l’initiative

- Excellente organisation, rigueur et fiabilité

- Disponibilité, sens du service public et esprit d’équipe

- Calme et maîtrise de soi dans les périodes de forte charge