Assistant de Direction - DGAS (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction générale des services, vous êtes en charge de l’assistanat du Directeur Général Adjoint des Services en charge des Ressources, de l’Enfance, de la Jeunesse & des Sports (DREJS) et assurez la coordination de l’ensemble des services de la Direction (environ 400 agents).

Vous assurez l’interface avec l’ensemble des Directions de la collectivité.

Le poste est placé sous l'autorité directe du DGAS.

La Direction générale des services est située à l'Hôtel de Ville et regroupe en un seul lieu le DGS, les deux DGAS et 3 assistant-es de direction.

Missions / conditions d'exercice

Missions de l'assistant-e de Direction du DGAS en charge des ressources, de l'enfance, de la jeunesse et des sports (DREJS) :

Gestion du secrétariat du DGAS :

- Réception, traitement, enregistrement et dispatching du courrier vers l’ensemble des Directions placées sous son autorité

- Gestion et priorisation des appels téléphoniques, de la planification et de l’organisation de réunions

- Rédaction des comptes rendus, rapports, courriers, notes, ...

- Gestion et suivi des congés de la direction

Coordination administrative de l’ensemble des services de la DREJS :

- Vérification de fond et de forme de l’ensemble des actes visés par le DGAS

- Télétransmission et transmission des actes

- Rédaction des délibérations et arrêtés inhérents à la DREJS

Conception et suivi de dossiers spécifiques :

-Recensement des informations nécessaires à l’élaboration des dossiers ainsi que leur rédaction et envoi aux organismes concernés ou sollicités

Assurer la polyvalence et le remplacement des autres assistantes au sein de la Direction Générale

Assurer le suivi du Conseil Municipal :

- Rédaction des délibérations, réalisation des dossiers, préparation et gestion du Conseil Municipal sur AIRS Délib, suivi post conseil (télétransmission, publication)

- Suivi et tenue des registres

Gestion administrative du budget :

- Elaboration, uniformisation des outils utiles à la préparation budgétaire destinés aux services de la direction

- Validation des bons de commandes

- Organisation des réunions budgétaires

- Rédaction et suivi des arrêtés régisseurs

Régie personnalisée

- Rédaction et suivi des arrêtés et décisions de la régie personnalisée

Gestion du conseil d'administration, en lien avec la responsable du service

Profils recherchés

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine de l’assistanat de direction ou du secrétariat polyvalent

Expérience souhaitée sur un poste d’Assistanat de Direction affirmé depuis 5 ans

Compétences et capacités requises :

Savoir-faire (compétences techniques spécifiques)

Maîtrise des techniques de secrétariat de direction et des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles et orthographiques

Connaissance de l'environnement institutionnel et du fonctionnement des collectivités territoriales à travers ses instances et ses processus de décision

Savoir-être (qualités personnelles) :

Être autonome dans le cadre des responsabilités confiées

Capacité à hiérarchiser les urgences et à anticiper les besoins du DGAS

Polyvalence, réactivité face à toutes situations

Discrétion, confidentialité, disponibilité et loyauté

Rigueur et organisation

Sens du travail en équipe

Capacité d’écoute et d’analyse objective envers l’ensemble des agents.

Contraintes particulières :

Aptitude à travailler dans l’urgence en assurant en parallèle les tâches courantes du poste.

Avoir la connaissance de l’environnement, compétences et réglementations inhérentes aux différents services (loi, décret, circulaires, directives, réglementations en vigueur, …).

Disponibilité pour raison de service.

Savoir faire preuve de calme et de sang froid en gardant toujours une attitude égale en toute circonstance.