Assistant de direction (F/H)

Descriptif de l'emploi

Environnement Professionnel

Plaine Commune est un Établissement public territorial (EPT) et l’un des 12 territoires de la Métropole du Grand Paris depuis 2016, issu d’une longue tradition de coopération intercommunale depuis 1985.

Regroupant 8 villes au nord de Paris, stratégiquement situé en bord de Seine et aux portes nord de Paris, Plaine Commune se déploie sur une surface correspondant à la moitié de celle de Paris, avec une forte activité économique, un réseau de transports dense, une population riche d'une très grande diversité et la plus jeune d’Ile de France.

L’EPT fédère les villes d’Aubervilliers, Épinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Île-Saint-Denis, , Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse autour d’un projet commun : mettre le développement économique au service du territoire, favoriser un cadre de vie de qualité, s’imposer comme une référence d’engagement collectif pour la transition écologique.

Avec plus de 2000 collaborateurs et un budget de plus de 500 millions d’euros, Plaine Commune est le partenaire des villes au service de plus de 450 000 habitants pour un meilleur cadre de vie.

La direction des finances pilote et anime une fonction financière partagée avec les directions opérationnelles et en veillant à la bonne appropriation du cadre budgétaire et comptable par l’ensemble de la collectivité. Garante du respect de la stratégie financière et de la maitrise des risques financiers, elle apporte expertise, conseil et soutien aux agents et aux encadrants.

Missions / conditions d'exercice

La direction est organisée en 2 services (budget et comptabilité, financements extérieurs) et en 2 missions (appui au pilotage budgétaire et comptable, stratégie et optimisation financière).

Rattachement hiérarchique du poste : Directeur des Finances

Activités principales

Vous serez en charge de l’assistance directe du directeur et jouerez un rôle clé dans l’organisation et le bon fonctionnement de la direction.

Vos missions :

Assistance du directeur

Gérer l’agenda du directeur et l’organisation des réunions auxquelles il participe (réservation de salles, préparation des ordres du jours et des dossiers)

Organiser et suivre les recrutements des agents placés sous la responsabilité du directeur

Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs

Appui à l’organisation de la direction et conception d’outils de pilotage et d’analyse

Accompagner le directeur dans la conception et la mise en place d’outils d’organisation et de suivi des activités (plannings, calendriers, tableaux de bord, comptes-rendus d’activités)

Gérer les demandes de formations et de déplacements des agents de la direction, en centralisant les demandes et en assurant le suivi

Suivre les processus de recrutements en lien avec la direction des ressources humaines et gérer les procédures d’accueil des nouveaux agents

Être le référent sur le logiciel de gestion du temps de travail (Tempo) et accompagner les encadrants et agents dans son utilisation

Organisation et suivi du fonctionnement courant de la direction

Gérer les courriers et parapheurs de la direction

Commander et suivre le stock de fournitures

Organiser le préarchivage et l’archivage des documents de la direction

Être le référent sur la communication interne de la direction et notamment la gestion des pages finances de l’intranet

Assurer l’organisation et la logistique des évènements conviviaux de la direction

Autres informations / Contraintes du poste :

Temps complet : 1607 heures annuelles

Vous bénéficiez de 15 jours RTT pour un forfait hebdomadaire de 37h30

Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine

Vos avantages

Déplacements domicile-travail

Prise en charge à 75% du titre de transport

- Forfait mobilité durable pour vos déplacements à vélo ou en co-voiturage

- Vous bénéficiez d’un pool de véhicules et de vélos pour vos déplacements professionnels

Vous accédez à une politique sociale et de loisirs diversifiée (garde d’enfants, mutuelles, voyages, billetterie…

Profils recherchés

Savoirs

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité

Solide connaissance des techniques de secrétariat et des outils informatiques et bureautiques

Savoir-faire

Maitrise des techniques du secrétariat

Maitrise de la suite bureautique Office : Word, Excel, Powerpoint, Outlook

Gestion des relations avec d’autres services et des partenaires extérieurs

Gestion d’outils de suivi d’activité

Rédaction de documents et de comptes-rendus

Savoir-être

Qualités relationnelles

Sens du travail en équipe

Goût pour la polyvalence

Autonomie et sens de l’initiative

Rigueur et organisation dans le travail

Diplomatie et discrétion

Niveau d’étude: Bac

Spécialité : Assistant de direction

Expérience souhaitée : Expérience réussie dans un poste similaire en collectivité ou dans une autre organisation