Assistant de Direction F/H

Descriptif de l'emploi

Le Département des Yvelines recrute un Assistant de Direction F/H.

Poste basé à Guyancourt.

Au sein de la Direction de l’Autonomie Maison Départementale de l’Autonomie, l’assistant de direction F/H a une mission d’appui auprès de la Direction dans la conduite administrative des missions de la Direction.

La direction de l’autonomie est composée de plus de 120 agents qui contribuent à la mise en œuvre de la politique départementale auprès des séniors et personnes en situation de handicap. La direction et ses partenaires rendent plus de 120 000 décisions par an auprès des usagers.

L’assistante est l’interface avec les autres directions du Département et avec les différents partenaires institutionnels et associatifs.

Missions / conditions d'exercice

Coordination du pôle assistantes (5 agents)

Articulation et coordination des missions des assistantes et chargées administratives au sein du pôle assistantes : continuité de la mission (remplacement en cas d’absence)

Accompagnement des agents du pôle assistantes sur leurs postes

Déploiement de process administratifs communs à l’ensemble de la Direction

Tenue de réunions de pôle régulières

Collaboration avec la direction

Suivi des activités courantes

Aide à la décision

Mission de veille et d’alerte

Gestion de la boite mail de la Directrice

Exécution des missions administratives

Appropriation de la politique départementale

Préparation de fonds de dossiers pour la Directrice (relance, rappel des échéances, etc.)

Rédaction de courriers

Garante des productions écrites (relecture, orthographe, syntaxe, mise en forme, respect de la charte graphique, validation…) avant diffusion

Centraliser et organiser les outils de communication

Traitement, classement et archivage des documents administratifs (courriers, conventions, notes PCD, etc.) sous format papier et dématérialisé,

Pilotage des rapports et délibération dans l’outil dédié (rappel échéances, vérification de la complétude des pièces, liens avec la DF et la DGA et suivi du work flow)

Suivi des courriers, des parapheurs

Accueil téléphonique et physique des correspondants et visiteurs de la Direction

Gestion des fournitures

Appui administratif à l’ensemble de la direction (informatique, process, etc.)

Gestion de l’agenda

Gestion particulière de l’agenda de la Direction

Organisation des réunions et d’instances pour la direction

Gestion de la logistique : réservation de salle, équipements, stationnement, commande traiteur en cas d’évènement etc.

Gestion des ressources humaines

En lien avec le SG et la RH

Suivi RH de la direction : congés et absences via la calculette, demande de formation

Référente nouveaux arrivants, volet administratif lié aux mouvements des personnels

Référente « Travel Planet » pour les déplacements

Aide sur les outils : Notilus, Calculette

Accès aux applications et dossiers informatiques

Mise à jour des organigrammes, des arrêtés de délégation, des tableaux de bord (suivi des effectifs, placing, etc.)

Profils recherchés

Nb d'années d'expérience min. requis :

Minimum 5 ans

Formation (diplômes, certifications, agréments...)

Diplôme obligatoire ou min. requis *1 : Bac+2, BTS, DUT

Maîtrise des logiciels informatiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Teams) et des progiciels (Air Delib, Grand Angle, Solis, SisMarchés)

Progiciels : I-Parapheur, Air Délib, Travel Planet …

Savoir-faire :

Grande rigueur, et forte capacité d'organisation, de méthode.

Capacité d'appropriation rapide des sujets et d'anticipation.

Autonomie.

Savoir-être :

Qualités relationnelles.

Confidentialité, discrétion.

Esprit d'équipe.

Sens du service au public.

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI).