Assistant de direction générale (h/f)

Descriptif de l'emploi

L'assistant de direction générale (h/f) assure le soutien administratif et organisationnel auprès de la direction générale et des instances associées. Il gère les agendas, coordonne les réunions, traite les courriers, les notes et organise les déplacements. Il contribue également au suivi administratif des projets transversaux, tout en garantissant une assistance efficace pour la communication et l'information.

Plus précisément, l'assistant de direction générale (h/f) facilite le bon fonctionnement de la Direction Générale des Services en assurant une activité de soutien constant auprès de la Directrice Générale des Services notamment grâce aux outils de gestion dans le respect des moyens administratifs et informatiques mis en place. Il coordonne les plannings d'astreintes. Il a une autorité fonctionnelle auprès des assistantes de direction des DGA et directeurs et peut organiser des réunions et points pour l'efficacité des informations sur tous les moyens et outils : Ixbus, Airs courrier, Proxicité... Egalement, assistant de direction pour la chargée de projets transversaux et le SGMA.

Missions / conditions d'exercice

Plus précisément, l'assistant de direction générale (h/f) facilite le bon fonctionnement de la Direction Générale des Services en assurant une activité de soutien constant auprès de la Directrice Générale des Services notamment grâce aux outils de gestion dans le respect des moyens administratifs et informatiques mis en place. Il coordonne les plannings d'astreintes. Il a une autorité fonctionnelle auprès des assistantes de direction des DGA et directeurs et peut organiser des réunions et points pour l'efficacité des informations sur tous les moyens et outils : Ixbus, Airs courrier, Proxicité... Egalement, assistant de direction pour la chargée de projets transversaux et le SGMA.

Ses activités se déclinent en 3 axes :

1/ Finances : Astre GF, Gestion administrative et organisationnelle :

\- Gestion des agendas et des déplacements : prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des ordres de mission et suivi des frais de déplacement (GFD)

\- Gestion des courriers et parapheurs : réception, tri, transmission, et suivi (physique et dématérialisé) : airs courrier, Ixbus, proxicité,,,

\- Préparation, suivi et classement des dossiers : rédaction de courriers, mise en forme de documents, et archivage

\- Réalisation et mise en forme de documents divers : notes, courriers, rapports.

\- Appui à la préparation des réunions : dossiers de travail, suivi des participants, et organisation logistique. Assure la gestion de petits bons de commande pour séminaire, codir des directeurs.

\- Participation aux activités bureautiques et numériques : mise à jour des bases de données, extraction d'informations, et gestion des outils métiers

2/ Coordination et circulation des informations :

\- Coordination et transmission des informations entre les directions, les élus et les partenaires : respect des délais et suivi des notes, courriers ou dossiers

\- Appui à la mise en oeuvre de projets transversaux et stratégiques : suivi administratif, gestion budgétaire, et accompagnement méthodologique

3/ Accueil et relations avec les usagers et partenaires :

\- Accueil physique et téléphonique : renseignement, filtrage et transmission des messages en fonction des interlocuteurs

\- Gestion des bases de données partenaires et suivi des envois (invitations, candidatures, représentations)

L'assistant de direction (h/f) est en relation avec le Cabinet du Président, les élus, les DGA, les directeurs et chefs de service, tous les secrétariats de direction mais aussi les collectivités et établissements publics partenaires, autres administrations et différents prestataires.

Profils recherchés

Savoir :

\- Connaissances du fonctionnement des collectivités locales et des administrations publiques

\- Méthodes de gestion administrative et organisation du secrétariat

\- Connaissances et capacités rédactionnelles

Savoir faire :

\- Planification et organisation des activités (réunions, projets, déplacements)

\- Suivi et évaluation des activités à l'aide d'outils adaptés (tableaux de bord, planification)

\- Rédaction et mise en forme de documents administratifs

\- Gestion des priorités, des urgences et des délais

\- Classement, archivage et gestion documentaire

\- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Savoir être :

\- Discrétion professionnelle et réserve professionnelle

\- Rigueur, organisation et méthode

\- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

\- Grande capacité d'adaptation, réactivité et proactivité

\- Sens du service public et de l'accueil

\- Autonomie et capacité à rendre compte

\- Expression orale et écrite de qualité