Assistant de direction générale (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la directrice générale, l’assistant de Direction Générale F/H facilite le bon fonctionnement du Centre de gestion, assure un soutien administratif et organisationnel à la direction générale, facilite les coopérations entre les différents pôles et services et assure le lien avec les élus et les partenaires extérieurs.

Les avantages qui font la différence :

Rémunération statutaire + primes

37h30 - 14 RTT dont 1 RTT fractionnable en heure

Horaires variables attractives

Télétravail possible une journée fixe par semaine + une journée flottante par mois

Politique active de formation

Participation santé et prévoyance

Autorisations spéciales d'absence

Compte épargne temps

Salle de pause permettant de se restaurer le midi

Bureau individuel

Parking

Commerces à proximité

Missions / conditions d'exercice

Gestion administrative :

- Assurer le secrétariat de la présidence et de la direction générale :gestion de l’agenda, préparation des rendez-vous et réunions, suivi des participations et des frais de déplacement, lien avec les partenaires extérieurs

- Assurer le pilotage administratif du Bureau et du Conseil d’administration : gestion des convocations, préparation et envoi des dossiers, suivi des pouvoirs, rédaction des procès-verbaux et des délibérations, suivi du contrôle de légalité et des registres de délibérations et d’arrêtés

- Assurer le suivi de la coopération des centres de gestion normands et des instances nationales : préparation des réunions, suivi des représentations, suivi des conventionnements, suivi des groupes de travail thématiques

- Suivre les dossiers confidentiels

- Gérer l'archivage (physique et numérique)

- Rédiger, mettre en forme et corriger des courriers, notes de synthèse, comptes rendus

- Assister la mission conseil en organisation dans le suivi administratif des devis et facturations

- Assurer la régie d’avance et de recettes

Coordination interne :

- Contribuer à l’élaboration et au suivi de projets transversaux et documents stratégiques en s’assurant du respect des délais et des objectifs

- Assurer le suivi du projet d’établissement

- Proposer des actions innovantes pour optimiser et moderniser le fonctionnement du Centre de gestion

- Suivre les processus administratifs et les faire évoluer en tant que de besoin, dans une logique de démarche qualité

- Mettre en place des outils de suivi et de reporting

- Faciliter les coopérations entre les différents pôles, notamment par la diffusion d’information

- Assurer la gestion de la documentation institutionnelle, des droits d’accès aux différentes sources documentaires et sa diffusion au sein de l’établissement

Missions d’appui :

- à la chargée de communication notamment en matière de communication interne, d’évènementiel, d’identité graphique de l’établissement

- en matière de ressources humaines notamment en matière de gestion du temps et de coordination de dossiers récurrents ou innovants

Profils recherchés

- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques

- Connaissance et expérience en secrétariat / assistanat de direction

- Compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales

- Autonomie et adaptabilité

- Grande capacité d’anticipation

- Excellentes qualités d’organisation

- Très bonnes qualités rédactionnelles

- Excellentes qualités relationnelles

- Rigueur et discrétion.

Formation :

- Formation en gestion administrative

- Expérience sur un poste similaire souhaitée.