Assistant de direction H/F

Descriptif de l'emploi

Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction

Accueil téléphonique et physique

Suivi des projets et activité de la direction

Missions / conditions d'exercice

Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction :

· Assurer l’organisation de l’agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités

· Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages

· Organiser les déplacements de la direction

· Gérer et alimenter la base de contacts

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :

· Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

· Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

· Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Accueil téléphonique et physique :

· Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

· Assurer l’interface avec l’ensemble des services de la ville

· Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Suivi des projets et activité de la direction :

· Organiser et planifier les réunions et Commissions

· Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction

· Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse...)

· Organiser le classement et l’archivage des dossiers

· Assurer la liaison d’informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire

· Travail en transversalité

-Mise à jour de l’observatoire du tertiaire : actualiser les informations relatives à l’immobilier d’entreprise à Rueil-Malmaison ( identifier les entreprises présentes, coordonnées des interlocuteurs, caractéristiques et durée des baux, occupation des locaux ...)

Suivi des déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT) en lien avec le service du droit des sols :

recevoir et trier des déclarations

mettre à jour le tableau de suivi

prendre contact avec les pétitionnaires si nécessaire

suivre des dossiers dans le temps

Profils recherchés

Profil

COMPÉTENCES ET QUALITÉS

· Niveau Bac à Bac +2 (BTS assistant de direction) ou expérience souhaitée

· Maîtrise des outils bureautiques, pack Office, Outlook

· Capacités rédactionnelles et relationnelles

· Être force de proposition

· Capacité d’organisation

· Faire preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité

· Connaissance des politiques publiques et fonctionnement d’une collectivité territoriale

· Connaissance de l’organigramme de la ville

· Capacité à hiérarchiser les priorités

· Rigueur, réactivité, autonomie

· Expérience souhaitée dans le secteur public

· Confidentialité

· Connaissance du domaine de l’environnement de l’urbanisme serait un plus

CONDITIONS DE TRAVAIL

Lieu : Hôtel de Ville

Horaires : 8h30/9h00 - 12h30 / 14h00 - 18h30

Travail en équipe : non

Travail en extérieur : non

Vêtement de travail ou équipement de protection individuel : non

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap