ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Descriptif de l'emploi

L'assistant(e) de direction accompagnera les 2 Directions (cohésion territoriale et aménagement environnement) sur des missions globales de gestion/suivi administratif et d'organisation des projets. Il réalisera des travaux de

bureautique et assurera le cas échéant, des missions complémentaires ayant trait à l'administration de la Communauté d'Agglomération.

Missions / conditions d'exercice

1/ Accompagner les 2 Directions DCT/DAE sur des missions globales de gestion/suivi administratif et d'organisation des projets

Sous la responsabilité des Directeurs DAE/DCT, vous êtes chargé(e) de :

- Organiser administrativement les instances dans le périmètre des directions DAE/DCT (Comités de pilotages, commissions opérationnelles, réunions thématiques...)

- Accompagner les responsables de services (hors équipements) dans la gestion administrative de leurs dossiers

- Participer aux réunions de directions et d'organisation interne (extranet, livret d'accueil)

- Anticiper les échéances et planifier le travail et les préparations corollaires aux échéances (préparations des réunions sur le plan organisationnel et matériel...)

- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service

- Appui au rédactionnel et préparations/finalisations/suivi documents (projets conventions, courriers, délibérations...)

-Suivi Ressource Humaines des agents externalisés (sous convention de la Maison de la Justice et du Droit, personnels excentré de la salle polyvalente de Beaufort...)

- Suivi des conventions/DSP et suivi des relations administratives avec les partenaires.

- Appui à une prise de poste d'un collaborateur,

2/Réaliser des travaux bureautiques

- Réalisation de travaux bureautiques pour les directeurs (mise en forme de courriers, suivis/archivages, convocations, comptes-rendus, réservations...)

- Gestion de bases de données (adresse électroniques, répertoires, ...

- Appui aux responsables des services (hors équipements) des 2 directions à l'administration de leurs dossiers (suivi, mise en forme de documents, process de signatures...)

- Suppléance des agents administratifs absents (suivi des engagements, suivi financier, suivi des aides...)

- Soutien à l'organisation des manifestations (Carrefour des Métiers...)

- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives,

- Préparation des réunions : calendrier, réservation de salles, invitation, diffusion des comptes-rendus...

3/Missions complémentaires

- Dans le prolongement de la réorganisation des services, participer à la structuration des missions

d'assistance administrative aux directeurs, être force de proposition dans l'organisation administrative,

- La communauté d'Agglomération Arlysère, fruit d'une fusion de communauté de communes, reste malgré tout encore en évolution dynamique. La collectivité s'adapte. A ce titre, des missions d'appui ponctuelles pourront intervenir sous couvert des DAE/DCT telles que par exemple dresser un état des lieux sur l'occupation du foncier des ZAE et des parcelles appartenant à l'Agglo (occupant, usage)

Profils recherchés

- Diplôme requis : Diplôme de niveau bac +2 en gestion, administration, organisation des territoires... (BTS, DUT, Licence pro...) avec une expérience professionnelle significative dans un poste similaire

SAVOIRS FAIRE

Connaissance :

- des organisations administratives et politiques des EPCI,

- de la gestion administrative, et approche juridique et financière en application au sein des collectivités territoriales

Compétences techniques ou savoir-faire :

- Maîtrise de la gestion administrative et budgétaire

- Pratique des outils de communication

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point...)