Assistant de Direction (h/f)

Descriptif de l'emploi

La Ville de Sevran développe une démarche de concertation globale sur son territoire. Plusieurs grands projets sont en phase de démarrage et appellent chacun une concertation avec les habitants : le projet Terre d’Avenir, Cycle Terre, rénovation urbaine, renaturation de la Friche Kodak, requalification du Centre-Ville/Perrin. Le Maire souhaite une mise en cohérence de l’ensemble de ces concertations, afin que les habitants puissent s’approprier pleinement les projets et gagnent en vision d’ensemble sur l’avenir de leur ville.

Cette concertation est pilotée par le Directeur DTAC-AJ et le Directeur du Pôle Urbain, et s’appuie -entre autres- sur les comités de quartier et conseils citoyens. Concrètement, cette démarche se traduit par l’organisation de réunions, à différentes échelles (quartier, ville), avec différents acteurs et partenaires (habitants, élus, institutions, autres services Ville) et tout au long de l’année.

La DTAC-AJ a recruté une Assistante de Direction, Chargée de Secrétariat, pierre angulaire de la coordination et de l’organisation matérielle de l’ensemble des réunions.

Missions / conditions d'exercice

Missions Services - Pôle Concertation :

• Coordination et organisation matérielle des réunions :

◦ gestion de l'agenda : coordination de plusieurs calendriers sur l’année, ajustement du planning, dialogue avec les partenaires principaux pour fixer les dates ;

◦ organisation technique : réservation des salles et du matériel, gestion des clefs, en dialogue avec les animateurs des différents types de réunions ;

◦ organisation des réunions préparatoires au besoin ;

◦ suivi et édition des documents à distribuer pendant les réunions : récupération auprès des intervenants, impression, mise à disposition des intervenants.

• Gestion des invitations :

◦ coordination et gestion de plusieurs répertoires (habitants, élus, institutions), envois par mails, textos et phonning au besoin ;

◦ suivi des invitations, rappels, suivi des réponses de présence / excuses d’absence ;

◦ accueil téléphonique et physique et information concernant le déroulé des réunions.

• Appui à la conception et gestion de plusieurs outils de suivi :

◦ création et mise en jour de divers tableaux d’informations sous format odt/xls.

◦ tenue des tableaux/listings de présences.

◦ édition des outils d’émargement, actualisation.

• Organisation des concertations dans l’immobilier diffus ;

• Aide et suivi des concertations ville

• Retranscription des compte-rendus.

• Aide dans l'archivage des documents, numériques et papiers

• Participation à la mise en œuvre du Budget participatif et des opérations de concertation au niveau des quartiers.

Missions Services : Pôle Juridique et Pôle Conseil Local Laïcité - CLSPDR

• Réalisation de tous travaux administratifs courants de secrétariat (gestion de dossiers, reprographie, classement).

• Planification et coordination de la logistique et des supports pour les différentes réunions notamment les agendas, la préparation et la distribution des informations.

• Mise en ligne, sur le site de la Ville de Sevran des arrêtés et des délibérations.

• Déclaration et suivi de sinistres, de dommages aux biens ; (PNAS Assurances et SMACL Assurances).

• Désignation et suivi en ligne des infractions au Code de la Route (ANTAI).

• Participation à la gestion des ressources administratives, humaines, matérielles et financières.

• Contrôle et mise à jour des dossiers, des actes administratifs et gestion des relances.

• Gestion et suivi de bases de données.

• Gestion des fournitures de bureau, des fournisseurs et établissement des bons de commandes.

• Saisie administrative et comptable.

• Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers.

• Gestion des appels entrants et sortants tout en prenant des messages précis.

• Gestion des dossiers d’assurances (tout types)

Profils recherchés

Profil & Compétences requises :

• Connaître le fonctionnement des collectivités.

• Expérience en secrétariat de Mairie souhaitée.

• Qualités d’accueil et sens relationnel.

• Rigueur, méthode, sens de l’organisation

• Grande autonomie dans son travail.

• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel).

• Esprit d’initiative, sens des responsabilités et polyvalence (faculté d’adaptation).