Assistant de Direction (H/F)

Descriptif de l'emploi

Rattaché(e) à la directrice de l’aménagement et du cadre de vie, et au sein d’une équipe de 7 personnes, l'assistant(e) de direction, en assurant les fonctions de secrétariat de la direction (composée de deux services : service urbanisme et service du contentieux de l’urbanisme et du cadre de vie), apporte à l’équipe en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

À ce titre, vous assurerez notamment les missions suivantes :

- Accueil administratif de la direction : réception, traitement des appels téléphoniques, premiers renseignements aux administrés

- Certificats d’urbanisme et renseignements d’urbanisme : enregistrement, traitement de la demande

- Déclarations d’Intention d’Aliéner : enregistrement, demande d’information aux notaires, traitement

- Assistance à la préparation et au suivi des commissions de sécurité : convocations, mise en forme de documents administratifs et suivi des envois

- Tâches transversales : impression, envoi (traitement des parapheurs), classement et archivage des courriers divers, reprographie, rédaction d’attestations…

- Assistance pour certaines missions des services de la direction (recherche d’archives, enregistrement de dossiers…)

Profils recherchés

Diplômé(e) d’une formation de type BAC-BTS en assistanat de direction, vous disposez d’au moins une expérience similaire. En outre vous avez une bonne compréhension et une bonne maîtrise de l’environnement territorial :

• Sens du service public et discrétion

• Autonomie, sens des responsabilités et prise d’initiative

• Réelle capacité à travailler en équipe

• Qualités relationnelles

• Sens de l’organisation, méthodique et rigoureux(se)

• Dynamisme

Autres compétences, connaissances sollicitées :

• Maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique, dématérialisation, gestion des courriers…)

• Gestion de l’accueil de public

Force de proposition, disponible et doté(e) d’une aptitude certaine dans la gestion administrative, vous valorisez l’éthique et le sens du service public.