Assistant de direction (h/f)

Descriptif de l'emploi

-Organisation permanente de la vie professionnelle de la DGA

-Accueil téléphonique et physique au secrétariat

-Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques

-Organisation et planification des réunions, en particulier pour le secteur Action sociale et Retraités-santé-handicap

-Suivi des budgets ville et CCAS en lien avec les responsables des secteurs Action sociale et Retraités-santé-handicap

-Participation aux projets et/ou activités de la direction pour les secteurs Action sociale et Retraités-santé-handicap : goûter solidaire, banquet…

-Référent-e sur la gestion des plannings du transport à la demande pour les seniors

-Accueil téléphonique et physique des administrés au sein du service

Missions / conditions d'exercice

-Organiser l’agenda et prendre des rdv en fonction des priorités de la direction

-Rappeler les informations importantes et transmettre les messages, gestion du courrier

-Gestion du temps

-Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction

-Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions

-Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus

-Principes rédactionnels des comptes-rendus

Tenue d’une régie de recettes, en tant que régisseur suppléant (maintien à domicile à domicile et portage des repas): principes comptables, suivi des paiements (chèques, virements…)

-Renseigner l’interlocuteur et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

-Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur

-Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques

-Accueil téléphonique et physique des administrés

Profils recherchés

-Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

-Suivre l’exécution budgétaire de la direction et les demandes d’intervention de travaux d’entretien sur E.Atal

-Missions et priorités de la direction

-Contexte et enjeux de la direction

-Principes budgétaires et de comptabilité publique

Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tout type de documents

-Organiser le classement et l’archivage des dossiers

-Circuits et procédures administratives

-Maitrise des écrits professionnels

-Application des modèles bureautiques