Assistant de direction (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction Générale et en interaction avec un/une autre assistante, vous assurez un rôle d'interface et de coordination auprès de la Direction Générale des Services et du cabinet du Président du Grand Avignon.

Véritable appui organisationnel et administratif, vous contribuez au bon fonctionnement des activités en garantissant la gestion et le suivi des agendas, des dossiers, des instances et des sollicitations internes et externes.

Missions / conditions d'exercice

1/ Assurer l'assistance de la Direction Générale des Services et du Cabinet

Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs internes et externes

Assurer l'accueil téléphonique, le filtrage des appels et le traitement des demandes

Gérer les messageries, assurer le suivi des courriers et des sollicitations

Organiser et coordonner les agendas de la Direction Générale des Services et du Directeur de Cabinet

Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements

2/ Assurer le suivi administratif et organisation des activités

Assurer la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant dans le logiciel

Gérer les parapheurs et assurer le suivi des circuits de validation

Rédiger, mettre en forme, diffuser et classer différents documents administratifs

Constituer et préparer les dossiers nécessaires aux réunions, rendez-vous et déplacements

Assurer le suivi administratif de certains dossiers et veiller au respect des échéances

Organiser l'archivage physique et numérique des documents

3/ Organiser les réunions

Participer à la préparation logistique et administrative des réunions, instances et événements

Assurer le suivi des invitations, confirmations de présence et relances

Préparer les supports et documents nécessaires aux réunions

Accueillir les participants et assurer la gestion matérielle des séances

Assurer, le cas échéant, la rédaction ou la mise en forme de comptes rendus

4/ Assurer la coordination et le suivi des activités

Suivre l'avancement de certains projets ou dossiers

Assurer un rôle d'interface avec les élus, les directions, les services et les partenaires extérieurs

Alerter sur les échéances et contribuer au respect des délais

Faciliter la circulation et la fiabilité de l'information au sein de la collectivité

Profils recherchés

Savoirs

Environnement territorial et fonctionnement des collectivités locales

Techniques de secrétariat et d'assistance de direction

Règles de rédaction administrative

Très bonne maîtrise de l'écrit et de l'oralité

Maîtrise des outils bureautiques

Techniques de classement et d'archivage

Savoir-être

Discrétion et sens de la confidentialité

Rigueur et fiabilité

Sens de l'organisation

Réactivité et capacité d'anticipation

Autonomie et prise d'initiative

Qualités relationnelles et sens du service

Diplomatie et adaptabilité

Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités

Polyvalence et disponibilité

Savoir-faire

Organiser des réunions, événements et déplacements professionnels

Gérer des agendas

Rédiger et mettre en forme des documents administratifs

Utiliser les logiciels métier et outils bureautiques