ASSISTANT DE DIRECTION - REF 100837 - F/H

Descriptif de l'emploi

DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES ET DES MARCHES

ASSISTANT DE DIRECTION F/H

Cadre d'emplois des rédacteurs

Missions / conditions d'exercice

Missions

Assurer le secrétariat du directeur et des chefs des services juridique et des marchés :

Organiser et suivre les agendas

Organiser les réunions : réservations de salles, convocations des participants

Gérer les courriers, notes, informations et courriels : réception, mise en forme, diffusion, suivi et traitement

Accueillir le public physiquement et téléphoniquement

Assurer la tenue et le suivi des outils, indicateurs et tableaux de bord de la direction :

Classer les études juridiques et les courriers

Renseigner les tableaux de suivi de l'activité des services juridique et des marchés

Assurer la tenue du tableau des contentieux du service juridique

Suivre et dispatcher les délibérations de la ville de Montivilliers via Webdelib

Gérer l'instruction et le suivi des référés préventifs :

Réceptionner les demandes de référés via Télérecours et les dispatcher au service concerné

Communiquer les pièces à l'expert

Gérer la plateforme Télérecours

Assurer le paramétrage

Réceptionner les Télérecours et les dispatcher

Diffuser les mémoires et pièces sur Télérecours

Assurer la représentation ou être le référent pour la direction des Affaires juridiques et des marchés dans les domaines suivants :

Référent ENT 365

Mise en forme, publication et diffusion de la lettre d'actualité juridique et marchés

Référent du plan de continuité d'activité administratif

Correspondant transition écologique

Référent ARchives et Gestion documentaire Organisée (ARGO) pour les archives numériques

Assurer le suivi de l'archivage de la direction des Affaires juridiques et des marchés :

Appliquer les dispositions légales en matière d'archivage

Faire et envoyer les bordereaux d'élimination ou de versement aux archives municipales

Assurer le remplacement de l'assistante administrative et financière en cas d'absence

Gérer les factures sur le logiciel Grand Angle

Gérer les logiciels RH

Gérer les actes d'engagement juridiques, protocoles et procédures de médiation

Lieu, jours et horaires de travail

Hôtel de la Communauté - 19 rue Georges Braque au Havre

Temps complet du lundi au vendredi - 36h hebdomadaires + RTT

Profils recherchés

Compétences requises

Maîtrise des techniques de secrétariat

Connaissances en matière de gestion de budget et de comptabilité

Connaissance en matière de référés préventifs

Connaissances de la structure et du fonctionnement de l'administration

Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (E-Temptation, Grand Angle, Trafic, Xfiles, Télérecours, ENT 365...)

Aisance rédactionnelle

Capacité à répondre aux sollicitations diverses

Polyvalence et disponibilité

Aptitude à organiser son travail et à anticiper

Esprit d'initiative

Discrétion

Sens du travail en équipe