Assistant de direction Ressources (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la directrice Ressources, l'assistant(e) de direction assure un appui administratif, organisationnel et opérationnel dans les domaines des ressources humaines, des finances, des systèmes d'information et des élections.

Il/elle contribue à la continuité et à la qualité du fonctionnement du service, assure le traitement et le suivi des dossiers qui lui sont confiés et facilite la coordination avec les services municipaux, les agents et les prestataires extérieurs.

Missions / conditions d'exercice

Ressources Humaines

- Suivi administratif des procédures de recrutement

- Rédiger, mettre en forme et diffuser les offres d'emploi sur les supports appropriés

- Réceptionner, enregistrer, trier et suivre les candidatures spontanées et les réponses aux offres

- Préparer et adresser les réponses aux candidats, notamment les accusés de réception, convocations et courriers de refus

- Organiser et planifier les entretiens de recrutement en lien avec la direction et les responsables de service

- Assurer le suivi des tableaux de bord des recrutements

- Déclarer et suivre les vacances d’emplois

- Assurer la gestion des demandes de stages

Gestion administrative RH et suivi de l'absentéisme :

- Assurer la réception, le tri, le traitement de premier niveau et l'orientation des courriels adressés au service des ressources humaines

- Préparer les dossiers pour les instances représentatives (affiliée au CST et CAP du CIG) et les transmettre

- Participer à l’élaboration du RSU

- Instruire les dossiers de demandes de médailles d’honneur communale

- Réceptionner et enregistrer les demandes de congés et de récupération

- Assurer le suivi administratif des absences pour raison de santé : réception des justificatifs, enregistrement, transmission en paye, établissement des déclarations et classement des documents

- Organiser et suivre les visites médicales (service de médecine préventive CIG)

- Veiller au respect de la confidentialité des informations individuelles

- Finances – Exécution administrative et comptable

- Établir les bons de commande dans le respect des procédures internes et des crédits disponibles

- Procéder à la préparation et à la saisie des mandats de paiement relatifs aux dépenses de fonctionnement

Informatique et systèmes d'information – Suivi administratif et coordination :

- Assister la directrice du service Ressources dans le suivi administratif des dossiers informatiques et numériques

- Recueillir les signalements d'incidents techniques transmis par les services et contacter les prestataires en procédant à l'ouverture des tickets d'assistance ou de maintenance

- Assurer le suivi des demandes d'intervention jusqu'à leur résolution et relancer les prestataires si nécessaire

- Réaliser et mettre à jour les tableaux de suivi des incidents, interventions et prestations

- Participer à la préparation, à l'actualisation et au suivi de l'inventaire du parc informatique et des équipements numériques

Missions transversales

- Assurer un appui administratif quotidien à la directrice du service Ressources

- Organiser et suivre les échéances des dossiers confiés

- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs

- Concevoir, renseigner et actualiser des tableaux de suivi

- Faciliter la circulation des informations entre les différents services

- Assurer le classement et l'archivage des dossiers, dans le respect des règles de confidentialité

- Participer à l'amélioration et à la simplification des procédures administratives

- Assister la directrice du service Ressources dans la préparation administrative, matérielle et logistique des scrutins électoraux

Profils recherchés

• Maitrise des outils bureautiques

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales et du statut de la FPT

• Connaissance des procédures administratives en matière de gestion des ressources humaines

• Notions de comptabilité publique et d'exécution budgétaire

• Aptitude à la communication orale et écrite, esprit d’équipe

• Capacités rédactionnelles

• Respect des délais et des consignes

• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

• Sens de la rigueur, de la méthode et de l’organisation

• Capacité à rendre compte