Assistant de direction - Secrétariat particulier du Président

Descriptif de l'emploi

Le Cabinet du Président assure une information et un conseil politique efficace au Président ainsi qu'aux membres de l'exécutif et des élus dans leurs décisions et arbitrages attendus.

Il prépare les interventions et déplacements du Président. Il participe à la définition et à la mise œuvre de la stratégie régionale et assure l'interface entre le politique et l'administration.

Assiste le Président de la Région Grand Est en termes d’organisation et de gestion d'agenda, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Les activités attachées à ce poste sont exercées en binôme avec une autre assistante :

- Organiser les activités professionnelles du Président : agenda, déplacements, etc.

- Constituer les dossiers papier et numérique du Président

- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer

- Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées

- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.

- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel

- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique

- Gérer et actualiser une base d’information

- Classer et archiver les documents administratifs

- Renseigner des tableaux de suivi des réunions

- Gérer le matériel / les fournitures pour le Président

- Diffuser en interne/externe les documents administratifs

- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations

- Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement du Président

- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie

Profils recherchés

SAVOIR :

Formation de type BTS Assistant de direction (souhaitée)

Expérience professionnelle d’au moins 2 ans en secrétariat de direction (souhaitée)

Bonne connaissance de l’environnement des collectivités territoriales

SAVOIR-FAIRE :

Capacité à rendre compte à la hiérarchie

Capacités d’adaptation et de priorisation

Excellentes capacités rédactionnelles

Organisation méthodique du travail et gestion du temps

SAVOIR-ETRE :

Intérêt marqué pour l’actualité régionale

Excellentes aptitudes relationnelles

Esprit d’équipe et de collaboration : gestion conjointe d’un agenda

Capacité de prise d’initiatives

Réactivité et sens des responsabilités

Discrétion absolue

Rigueur et sens de l’organisation

Communication claire et proactive