assistant de direction

Vos missions en quelques mots

Encadrement (oui ou non) : non NBI :15 points (titulaires uniquement) Niveau d’expérience : Débutant et intermédiaire Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels (CDD 1 an). Fourchette de rémunération: 23618 à 31235€

Activités principales :

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice départementale et de ses adjoints, l'Assistant(e) de direction assure les activités suivantes :

1) Gestion des agendas de la directrice et des directeurs adjoints (organisation d'événements, de déplacements, de rendez-vous, ...) et réception des appels téléphoniques

2) Appui au pilotage de la DDETSPP - Organiser et suivre les comités de direction (CODIR) de la DDETSPP (ordre du jour, compte-rendu, suivi des décisions, ...) - Suivre les courriers et courriels dits "signalés" de la DDETSPP en lien avec les membres du CODIR (tableau de suivi, respect des échéances, ...) - Veiller au respect de la charte graphique et de la marque Etat, applicables aux documents produits par la DDETSPP (courriers, notes, guides, ...) - Suivre les congés des membres du CODIR.

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3) Diffusion des informations au sein de la DDETSPP - Gérer les boîtes à lettres fonctionnelles de la DDETSPP et de la direction (réception, envoi, suivi, archivage des courriels) - Réceptionner, enregistrer, diffuser et expédier les courriers dits "arrivée" et les courriers dits "départ" de la direction - Participer à la revue de presse (identification et diffusion d'articles) - Venir en appui du référent pour la communication interne (Intranet, organigramme, lettre d'information...) - Signaler les urgences.

4) Appui à la déléguée départementale aux droits des femmes et à l'égalité - Gérer l’observatoire départemental des violences faites aux femmes (fiches de signalement, synthèse annuelle,..) - Gérer les crédits Egalité entre les hommes et les femmes (BOP 137) - Assister ponctuellement la déléguée sur des événements (journées internationales ...) - Gérer la boîte à lettres fonctionnelle de la délégation.

5) Autres - Tout dossier de nature transversale - Participation à la mise en œuvre et au suivi des cellules en cas de crise

- Rédaction de courriers, de notes et de comptes-rendus de réunion - Accueil physique des visiteurs et orientation dans les services (dans l'attente d'un accueil commun au sein de la Cité administrative).

Profil recherché

Connaissances : - Organisation des services de l’État et de l'environnement institutionnel de la DDETSPP - Techniques générales de secrétariat (gestion de planning, mise en forme et circulation du courrier et des documents, invitations à des rendez-vous ou des réunions) - Outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciel de suivi du courrier et logiciels spécifiques à la direction)

SAVOIR ËTRE

- Sens de l'écoute et du dialogue - Sens de l'organisation - Sens de l'analyse et de la synthèse - Rigueur et réactivité - Autonomie et adaptation - Disponibilité et discrétion - Travail en équipe

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Savoir-faire :

- Avoir un bon niveau d'expression écrite et orale - Anticiper et s'organiser pour respecter les délais - Hiérarchiser les urgences et prendre des initiatives pertinentes avec le sens des responsabilités - Établir une relation de confiance avec la direction et la communauté de travail - Respecter et faire respecter la confidentialité des informations - Rechercher, filtrer, hiérarchiser et restituer les informations sous forme synthétique - Etre force de proposition

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Personnes à contacter

Bruno LABATUT-COUAIRON

Spécificités du poste / Contraintes : Réactivité et disponibilité Contacts réguliers avec les assistants/secrétaires de service de la DDETSPP, les membres du CODIR et l'ensemble des agents Contacts réguliers avec les assistants de direction des membres du corps préfectoral

Art. L332-2, 1°

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction