Assistant de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

L'agent assure le secrétariat du Maire et contribue au bon fonctionnement du lien entre le Maire, les élus et les services : gestion de l'agenda, organisation des relations avec les élus, appui à la communication institutionnelle et organisation de manifestations communales. L'agent travaille en lien étroit avec le secrétariat en charge du Conseil municipal.

Il/elle veille à la bonne circulation de l'information.

Il/elle contribue à toute mission relevant de ses compétences ou confiée par sa hiérarchie.

Missions / conditions d'exercice

Gestion de l'agenda

Préparer les dossiers et éléments nécessaires aux rendez-vous et réunions du Maire

Assurer le filtrage et la priorisation des demandes adressées au Cabinet

Gérer le courrier et les correspondances du Maire (réception, suivi, réponses courantes)

Organiser les réunions impliquant les élus (préparation, convocations, comptes-rendus)

Contribuer au suivi des dossiers portés par les élus et à la bonne transmission des informations

•Assurer la coordination logistique des temps institutionnels (conseils municipaux, commissions), en lien étroit avec le secrétariat en charge du Conseil municipal

Appui à la communication institutionnelle

Organisation de manifestations institutionnelles et festives (commemorations, cérémonies officielles)

Profils recherchés

Disponibilité et Discrétion

Réactivité

Rigueur et sens du relationnel

Connaissance du fonctionnement d'une mairie et des protocoles institutionnels