Assistant de gestion administrative - comptable achat

Descriptif de l'emploi

Ses missions portent principalement sur la gestion des commandes des écoles publiques (commande de rentrée, projets d'école, classes découvertes), le suivi des factures et le contrôle du service fait.

Missions / conditions d'exercice

* Gestion en amont des commandes des écoles

* Commandes de rentrée (préparation nouvelle année scolaire) : avec l'appui du secrétariat, l'agent procède au calcul des

crédits d'école, transmet aux directions d'école le montant de leur crédit, veille à la diffusion des bulletins de commande,

procède au recueil des commandes et à l'édition des bons de commande sur les marchés existants dans le respect des crédits

alloués ;

* Projets d'école (premier trimestre d'année scolaire) : en lien avec le secrétariat, l'agent procède au calcul des crédits des

projets d'école, transmet aux directions d'école le montant de leur crédit, veille à la diffusion des bulletins de commande,

procède au recueil des commandes et à l'édition des bons de commande (sur marchés existants ou consultations) ;

* Commande des personnels RASED (en même temps que la commande de rentrée scolaire) : en lien avec le secrétariat,

l'agent procède au recueil des commandes et à l'édition des bons de commande (sur marchés existants ou consultations) ;

* Classes découvertes (sur toute l'année scolaire) : en lien avec le secrétariat, l'agent procède à l'édition et à la transmission

des bons de commande (sur marchés existants ou consultations) ;

* Sur toute l'année scolaire : l'agent procède à l'édition de bons de commande pour répondre aux besoins ponctuels de

remplacement de matériels (avaries, consommables, maintenance des copieurs, etc.) et assure l'interface avec les directions

des écoles concernées.

* Suivi facturation et contrôle du service fait

Édition mensuelle d'un état de bon de commande édité ;

S'assure avec l'aide d'un apprenti de la bonne exécution des prestations commandées ;

Alerte le supérieur hiérarchique en cas d'anomalie.

Réceptionne les commandes et s'assure de leur livraison dans les écoles ;

Réceptionne les factures, vérifie les montants et annexe les bordereaux de livraison ou les justificatifs d'exécution de la

prestation.

* Maintenance des copieurs

* Fait le lien entre les écoles et les prestataires ;

* Rédaction des courriers de renouvellement des contrats de maintenance ;

* Suivi de l'obsolescence des matériels.

* Commande publique et marchés

* Alerte le responsable du service sur les seuils ainsi que sur les renouvellements des marchés en cours (minima et maxima),

au regard des commandes passées.

* Comptabilité

* Collaboration permanente avec le service comptabilité en particulier dans le suivi budgétaire de la Caisse des écoles

Profils recherchés

CAP ou BAC pro idéalement comptabilité.

* Environnement territorial et ses processus de décision.

* Connaissance en matière d'achats, de commande et de comptabilité publics.

* Être capable d'appliquer les procédures d'achat.

* Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...) et des logiciels spécifiques de comptabilité.

* Qualités relationnelles, capacité à s'adapter aux publics de la communauté éducative et diplomatie.

* Devoir de réserve et discrétion professionnelle.

* Rigueur et méthode.