ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

• Assurer la gestion et le suivi des demandes d’emplois

• Gérer et suivre les demandes de stage, d’apprentissage

• Effectuer le suivi médical du personnel

• Participer à la gestion administrative du service RH

Missions / conditions d'exercice

ACTITIVTES :

• Gestion des demandes d’emploi : réceptionner les demandes - faire le lien avec la DRH et les services en fonction des besoins - répondre aux demandes d'emploi - classer les demandes d’emplois par types/secteurs de compétences

• Gestion des demandes de stage, d’apprentissage et accueil de TIG :

- Réceptionner les demandes de stages et d’apprentissage

- Valider l'opportunité de la demande et recenser les possibilités d’accueil au sein des services et par l’autorité territoriale

- Répondre aux candidatures

- Etablir les conventions de stage dans les délais

- Effectuer l’accueil du stagiaire et le bilan de stage

- Pour l’apprentissage : identifier le maître d’apprentissage, mener la procédure de recensement et d’accord de financement auprès du CNFPT, réaliser le contrat, veiller aux démarches avec les organismes de formation, suivre l’apprenti dans son parcours.

- Pour les TIG : faire le lien avec les éducateurs pénitentiaires, organiser les possibilités d’accueil et organiser la présence du TIG

• Suivi médical du personnel :

- Suivre et organiser les visites médicales (d’embauche, périodiques et particulières) auprès de la médecine du travail

- Organiser les convocations et les transmettre à l’agent

- Informer l’encadrement du suivi médical et des conclusions médicales le cas échéant

- Tenir à jour le tableau de suivi des visites

- Enregistrer les absences dans le logiciel RH

- Suivre les restrictions médicales des agents

• Gestion administrative du service :

- Participer à la gestion administrative des recrutements : réception des candidatures, envoyer des réponses d’attentes, organiser le jury et répondre aux candidats non retenus

- Participer à l’organisation des entretiens professionnels et leur suivi

- Participer à l’enregistrement des droits à congés, au déploiement de l’application dématérialisée de gestion des congés

- Participer à la gestion et au suivi de la formation relative aux obligations en terme d’hygiène et de sécurité : demander des devis auprès des organismes de formation, organiser les sessions, procéder aux engagements comptables, mettre à jour les dossiers des agents avec les attestations de formation, effectuer le suivi du passeport prévention

- Participer à la gestion administrative de la formation continue

- Participer à l’activité du service RH en lien avec les différents secteurs de compétences : prendre des rendez-vous pour des expertises, aider au contrôle de la paye, faire du classement administratif, participer à l’organisation des comités sociaux territoriaux le cas échéant

Profils recherchés

-> Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité

-> Compétences techniques :

• Connaître l'environnement et le fonctionnement des collectivités territoriales

• Connaître les fondamentaux du statut de la fonction publique territoriale

• Savoir utiliser les outils informatiques

• Savoir rédiger des courriers administratifs

• Savoir constituer et classer les dossiers

• Savoir faire des statistiques et des tableaux de suivi

• Savoir s’organiser dans son travail

• Savoir rendre compte

-> Savoir être :

• Savoir travailler en équipe

• Sens du service public

• Qualités relationnelles d’écoute et d’échange

• Respect de la confidentialité

• Capacité d’adaptation

• Etre rigoureux