Assistant de Gestion Administrative

Descriptif de l'emploi

Au sein de la Direction des Services Techniques, sous l'autorité du Directeur des Services Techniques et de son Adjoint, l'Assistant de Gestion Administrative (F/H) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ; suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences ; assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.

Missions / conditions d'exercice

A ce titre, l'Assistant de Gestion Administrative (F/H ) se doit d'assurer les missions suivantes :

* Traitement des dossiers et saisie de documents :

> Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;

> Saisir des documents de formes et de contenus divers ;

> Gérer et actualiser une base d'informations ;

> Vérifier la validité des informations traitées ;

> Rédiger des documents administratifs (comptes rendus, notes, courriers, etc.) ;

> Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;

> Enregistrer ou saisir des données informatiques.

* Accueil physique et téléphonique

* Gestion de l'information, classement et archivage de documents :

> Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;

> Scanner, photocopier et assembler des documents ;

> Trier, classer et archiver des documents ;

> Synthétiser et présenter des informations ;

> Préparer les dossiers pour les instances ;

> Identifier les sources de documentation ;

> Rechercher et diffuser des informations selon différents canaux et en appliquant les règles de confidentialité ;

> Tenir à jour des registres (courriers, actes administratifs...) ;

* Planification et suivi :

> Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous

> Renseigner des tableaux de suivi administratif et budgétaire des activités du service

> Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;

> Utiliser des logiciels et des progiciels.

=> Prise de poste : 1er janvier 2027 ;

=> Temps de travail : temps complet, à raison d’une moyenne de 36 heures hebdomadaires, selon un cycle de deux semaines alternant une semaine de 4 jours (du lundi au jeudi) et une semaine de 5 jours (du lundi au vendredi), avec des horaires de travail de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 00 à 17 h 00. ;

=> Rémunération : rémunération statutaire, incluant l'indemnité de résidence au taux de 3 %, complétée par une prime annuelle ;

=> Action sociale : accès aux prestations du Comité national d'action sociale (CNAS) et du Comité des œuvres sociales (COS) ;

=> Restauration : offre de restauration de qualité, avec des menus préparés quotidiennement sur place à partir de produits frais et de saison ;

=> Protection sociale complémentaire : participation financière de la collectivité à hauteur de 18 € maximum par mois et par agent, ainsi que par ayant droit, pour une complémentaire santé labellisée ;

=> Mobilité durable : prise en charge à hauteur de 75 % du coût des abonnements de transport public, y compris les abonnements multimodaux.

Profils recherchés

Poste ouvert aux fonctionnaires titulaires du grade d'Adjoint Administratif Territorial ou, à défaut, aux candidats contractuels justifiant des qualifications et compétences suivantes :

- Être titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 (BTS ou diplôme équivalent), dans le domaine de la gestion administrative, de la comptabilité, des finances ou de la gestion des collectivités territoriales ;

- Maîtriser le Pack Office, notamment Word et Excel, ainsi que le progiciel financier e.sedit GF (BERGER-LEVRAULT) ;

- Être titulaire du permis de conduire de catégorie B et disposer d'un véhicule personnel, en raison de l'absence de gare sur la commune.

=> Les principales compétences attendues pour ce poste : connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ; capacité à gérer son temps et à hiérarchiser les priorités ; rigueur, méthode et sens de l’organisation ; esprit d’équipe et qualités relationnelles.