ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE (F/H)

Descriptif de l'emploi

Charleville-Mézières, ville centre et chef-lieu de département, est un carrefour d'échanges entre les pays du nord de l'Europe et la France mais également une ville d'art et d'histoire qui séduit par la diversité et la richesse de son patrimoine.

Missions / conditions d'exercice

Dans le domaine Finances / Commande publique :

Rédige des bons de commande

Rapproche des factures

Demande des virements de crédit

Prépare des états liquidatifs

Édite des états budgétaires

Réalise des saisies dans SEDIT finances

Dans le domaine des marchés publics :

Réalise des tâches de secrétariat :

◦ Frappe et mets en forme des pièces de marchés

◦ Renseigne et participe à l'exploitation du tableau de bord de planification des marchés

Dans le domaine des ressources humaines :

Réalise des tâches de paramétrage sur le logiciel de gestion du temps Horoquartz

Recherche les anomalies de pointage pour les services opérationnels

Saisie les éléments de paie

Saisie des éléments relatifs aux agents sur kiosc, module gestion des équipes : habilitation, formation, suivi des visites médicales, suivi des restrictions, etc.

Procède à des extractions de données sur Kiosc

Met à disposition des services les formulaires d'accidents de service et assure la transmission des dossiers complétés en RH

Transmets différents documents en RH

Dans le domaine des métiers des services opérationnel

Réalise des extractions depuis les modules métiers des services opérationnels (par exemple pour établir le bilan d'une manifestation)

· Gère les commandes de papeterie pour le bâtiment

· A titre exceptionnel, saisie de la donnée dans les modules métiers des services opérationnels

· Mise en forme des feuilles d'astreintes

· Attestation fiscale pour les agents demandeurs

· Frappe et mise en forme de notes ou de courrier

· Secrétariat délocalisé (Forum de l'emploi - distribution de sel - autres)

· Formation et accompagnement pour petite formation « logiciel métier » des chefs de service et équipes encadrantes

· Tenu à jour du tableau des délibérations intéressant la DGEP.

· Édition de plannings

· Prise d'information par téléphone et ventilation ou compilation de l'information

· Réalise des tâches administratives complémentaires sur demande du rédacteur (trice) et de la direction.

- Travail de bureau + télétravail possible (recommandé un jour par semaine)

- Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)

- Horaires variables : Plage variable : 07h45-08h45, plage fixe : 08h45-11h30, plage variable : 11h30-13h45, plage fixe : 13h45-16h30, plage variable : 16h30-18h00.

- Heures supplémentaires sur des missions complémentaires

- Récupérations ou Repos Compensateur

- Déplacements sur le territoire de la Ville de Charleville Mézières

- Utilisation des véhicules du pool du service

- Moyens matériels : poste informatique, téléphone, ordinateur portable

Profils recherchés

Savoir-faire :

- Traitement des dossiers et saisie de documents

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

- Saisir des documents de formes et de contenus divers

- Gérer et actualiser une base d'informations

- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

- Rédiger des documents administratifs

- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires

- Enregistrer ou saisir des données informatiques

- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

- Gestion de l'information, classement et archivage de documents

- Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

- Photocopier, archiver des documents

- Rechercher et diffuser des informations

- Préparer les dossiers

- Planification et Suivi

- Renseigner des tableaux de suivi d'activités de service

Savoir-être :

- Polyvalence, réactivité, organisé, méthodique, capacité d'adaptation, sens de l'initiative et de l'anticipation.

- Capacité à faire face aux pics d'activité

- Apprécie le travail d'équipe, maîtrise de soi et diplomatie.

- Discrétion et Confidentialité

- Expression orale et écrite de qualité

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

- Bonne connaissance de l'environnement territorial

Autres :

- Technique de secrétariat

- Logiciels bureautique

- Procédures administratives

- Techniques de recherche documentaire

- Communication orale et écrite